エクセルでワクチン在庫管理を効率化する方法

ワクチンの在庫管理を効率的に行いたいと考えている方向けに、エクセルを使った管理方法をご紹介します。特に、入荷数、接種予定者数、残りの個数などをわかりやすく表示し、接種予定者が増えるたびに手動で日にちを入力せずに済む方法を解説します。

1. 基本のレイアウトを作成

まず、エクセルシートに必要な項目を整理して表示します。以下の列を作成しましょう。

これらの列に対して、対応するデータを入力できるようにします。

接種予定者が増えるたびに、日付を手動で入力するのは手間がかかります。これを解決するために、日付を自動で入力できる方法を活用しましょう。

例えば、「接種予定者数」のセルを選択し、「データの入力規則」を使ってドロップダウンリストを作成することができます。これにより、選択肢の中から接種日を簡単に選べるようになります。

入荷数と接種予定者数を基に、残りの個数を自動で計算することができます。例えば、残り個数のセルには「=入荷数-接種予定者数」の数式を入れることで、簡単に残り個数を把握できます。

また、「IF関数」を使って、接種予定者が増えた場合に、入荷数を超えた場合に警告が出るように設定することもできます。

データが増えると見づらくなるため、視覚的にわかりやすく整理することが大切です。条件付き書式を使って、残りの個数が少なくなったときに色を変更するなど、視覚的に強調すると効果的です。

例えば、残り個数が「5個未満」になった場合にセルを赤色にする設定を行うことができます。

エクセルを使ったワクチン在庫管理は、入荷数、接種予定者数、残り個数を効率的に管理する方法がいくつもあります。接種予定者が増えても手間なく入力できるように、日付や数量を自動で計算・入力できるようにすることがポイントです。条件付き書式や関数を活用して、管理作業を簡略化しましょう。