Excelで複数シートにデータを自動割り振る方法｜XLOOKUP関数の使い方と効率化のコツ

Excelを使って、1枚のマスターシートに入力したデータを他のシートに自動で割り振る方法を学ぶことで、シフト管理や在庫管理などの業務を効率化できます。この記事では、XLOOKUP関数を使ってデータを正しく割り振る方法や、間違いやエラーを防ぐためのコツをご紹介します。

Excelで複数シートにデータを自動で割り振る方法

Excelのマスターシートに入力したデータを、部署別やカテゴリ別に他のシートに自動で割り振ることは、管理業務において非常に便利です。XLOOKUP関数を使うことで、特定の条件に基づいてデータを検索し、別のシートに自動で反映させることができます。

ここでは、マスターシートに記入された「部署名」を基に、部署ごとのシート（例えば「総務シート」や「現場シート」）にデータを割り振る方法を説明します。

XLOOKUP関数は、指定した範囲で値を検索し、対応する結果を返す非常に強力な関数です。例えば、「総務シート」に「総務」のデータを表示させるために、XLOOKUPを使用する方法は以下の通りです。

=XLOOKUP("総務", マスターシート!A:A, マスターシート!B:B)

この関数は、「総務」をマスターシートのA列から検索し、その隣にあるB列（品名）を返します。この方法で部署ごとのデータを抽出することができます。

マスターシートから各部署のシートにデータを自動で割り振るためには、XLOOKUP関数を適切に使用するだけではなく、条件付きでシート間のデータ転送を行う工夫も必要です。

例えば、XLOOKUP関数を使う場合、部署名が一致する行のみを取り出す方法が有効です。次に示すように、各部署ごとにシートを分け、部署名に一致するデータのみを抽出する方法を紹介します。

=IFERROR(XLOOKUP("総務", マスターシート!A:A, マスターシート!B:B), "")

この関数では、部署名が一致しない場合には空白を返すため、無駄なデータを避けることができます。

データが追加されるたびに自動的に更新されるようにするためには、XLOOKUP関数を使用するだけでなく、対象のセルや範囲を動的に設定する方法を取り入れましょう。

例えば、マスターシートのデータ範囲を「A1:B100」と指定するのではなく、Excelのテーブル機能を使用して「A:B」などの列全体を範囲指定することで、新しいデータが追加されても自動的に更新されます。

Excel 365やExcel 2021では、XLOOKUP関数に加えて、より柔軟なデータ抽出が可能なFILTER関数を使用することができます。FILTER関数を使えば、特定の条件に一致するすべてのデータをまとめて抽出できます。

例えば、総務シートに総務のデータを抽出するには、以下のようにFILTER関数を使います。

=FILTER(マスターシート!A:B, マスターシート!A:A="総務")

これにより、総務に該当するすべてのデータを一度に抽出できます。これも非常に便利な方法です。

Excelを使って膨大なデータを部署別に割り振るためには、XLOOKUP関数やFILTER関数を上手に活用することが重要です。また、データが追加されるたびに自動で更新されるようにすることで、手作業の負担を軽減できます。

この記事で紹介した方法を実践すれば、Excelでのデータ管理がより効率的になり、作業時間を大幅に短縮できるでしょう。