SharePointのフォルダの更新日時がExcelファイルのように正確に反映されない場合、どうすればフォルダの更新日時もExcelファイルのように変化させることができるのかについて解説します。多くのユーザーが抱えるこの問題に対する対策をご紹介します。
1. SharePointの更新日時に関する基本的な理解
SharePointでは、ファイルやフォルダのプロパティの一つに「更新日時」があります。この日時はファイルの内容が変更されたときに自動的に更新されます。しかし、フォルダに関しては内容が直接的に変更されるわけではないため、作成日が表示されるままとなります。
Excelファイルなどのファイルの場合は、ファイルを編集することで内容が変更され、更新日時が反映されますが、フォルダ自体にはそのような更新が行われないため、フォルダの更新日時は変更されません。
2. フォルダの更新日時をExcelのように反映させる方法
フォルダの更新日時をExcelのように反映させるためには、以下の方法を試すことができます。
- ファイルの内容を変更する: フォルダ内のファイルを変更（例えば、ファイルに一度変更を加えて保存）することで、フォルダの更新日時が変更されることがあります。
- Power Automateの利用: SharePointのワークフロー自動化ツールであるPower Automateを利用して、ファイルが変更されるとフォルダの更新日時を更新するようなフローを設定することができます。
- メタデータを活用する: SharePointではカスタムメタデータを設定して、更新日時を手動で入力できるようにすることが可能です。
3. Power Automateを使用した自動化
Power Automateを使用することで、フォルダ内のファイルが更新された際に自動的にフォルダのメタデータを変更することができます。例えば、ファイルが更新された際に、その更新日時をフォルダに反映させるフローを設定することができます。
この方法を使うと、手動でフォルダのプロパティを更新する手間を省け、常に最新の更新日時を表示できます。
4. SharePointでのメタデータ活用法
メタデータを使ってフォルダの更新日時を手動で更新する方法もあります。SharePointのカスタム列を使い、「更新日時」というカスタムメタデータを作成し、必要に応じて手動で更新することで、正確な更新日時を反映させることができます。
この方法は、特にPower Automateが使えない環境や、より細かな管理が求められる場合に有効です。
5. まとめ: フォルダの更新日時を適切に管理する方法
SharePointではフォルダの更新日時がファイルのように自動で反映されないため、いくつかの方法を使ってその管理を行うことができます。Power Automateを活用した自動化や、メタデータを利用した手動更新が効果的な手段です。
これらの方法を使うことで、より効率的にSharePoint内のフォルダを管理でき、業務の流れがスムーズになるでしょう。
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