Wordで文書を編集しているとき、コメントや修正をそのまま残しつつ編集したいという状況がよくあります。しかし、編集時に「このドキュメントを編集すると、すべてのユーザーの変更履歴の記録が無効になります」という警告が表示されることがあります。これは変更履歴やコメントを保持しつつ編集する方法を理解しておくと解決できます。
Wordでの変更履歴とコメントの取り扱い
Wordでは、変更履歴を追跡する「修正履歴」機能と、コメントを追加する機能が備わっています。これらの機能は、特に他の人と共同で文書を作成・修正する際に便利です。しかし、編集時に警告が表示される場合、変更履歴が無効になったり、コメントが消えたりすることがあります。
この問題は、文書が「変更履歴の追跡モード」に設定されている場合に発生します。このモードでは、編集を加えると他のユーザーが行った修正内容もすべて記録されます。しかし、編集時に「変更履歴の記録」を無効にするか、変更内容が記録されない設定になることがあります。
「変更履歴の記録が無効になる」とは？
警告が表示された場合、文書の「変更履歴の追跡」機能が無効になり、編集作業を行うとそれまでの修正履歴が保持されなくなります。つまり、以前に加えられたコメントや修正内容が反映されない状態になります。これは誤って「変更履歴の記録」を無効にした場合や、文書が「読み取り専用」の設定になっている場合に発生することが多いです。
また、Wordでは「コメント」や「修正履歴」を残すための設定を正しく調整することで、変更内容を保持したまま編集を行うことができます。
変更履歴を保持したまま編集する方法
コメントや修正を保持しつつ、文書を編集するには以下の手順で設定を変更します。
- 手順1: 文書を開き、「校閲」タブに移動します。
- 手順2: 「変更履歴」グループ内の「変更履歴の記録」をクリックし、設定を確認します。
- 手順3: 「変更履歴の記録」がオンになっていることを確認し、文書の編集を開始します。
- 手順4: コメントや修正が反映されているかを確認し、編集内容が保存されるようにします。
これで、コメントや修正が消えることなく、変更履歴を保持したまま編集作業が行えます。
まとめ
Wordでコメントや修正を残しつつ編集するためには、変更履歴の追跡をオンにして編集作業を行うことが重要です。警告が表示される場合、設定を再確認して、変更履歴が無効にならないように設定を調整しましょう。これにより、他のユーザーの修正やコメントを消すことなく、安全に文書を編集することができます。
コメント