Accessでリンクテーブルのパスを固定化する方法｜BoxDriveを使ったネットワーク設定

Accessのリンクテーブルマネージャーを使用していると、他のユーザーと共有しているExcelファイルのパスを都度変更しなければならない場合があります。特に、BoxDriveを使用している場合、ユーザー名が含まれているパスが問題となり、毎回設定を変更する手間がかかります。

この記事では、BoxDriveを使って複数ユーザーでAccessのリンクテーブルのパスを管理しやすくする方法について解説します。

1. Accessのリンクテーブルとは？

リンクテーブルとは、Accessのデータベース内にあるテーブルが、外部のデータソース（ExcelやSQL Serverなど）に接続していることを意味します。これにより、外部のデータを直接操作できるようになります。

リンクテーブルマネージャーを使うと、外部データのパスを設定できますが、パスにユーザー名が含まれていると、共有する際に問題が発生します。この問題を解決する方法を見ていきましょう。

BoxDriveやOneDrive、Google Driveなどのクラウドサービスを使う場合、データソースのパスにユーザー名が含まれることが一般的です。これにより、別のユーザーが同じデータベースを使う際に、都度パスを変更しなければならないという手間が発生します。

ユーザー名を固定せずにパスを設定するためには、パスを動的に管理できる方法が必要です。

Accessでリンクテーブルのパスを動的に設定する方法として、環境変数を使う方法があります。環境変数を使うと、ユーザーごとのパスに依存せず、共通のフォルダパスを指定することができます。

具体的には、BoxDriveに保存されているファイルのパスを、ユーザーごとに異なる部分を環境変数で置き換える方法です。これにより、異なるユーザーが異なる環境でも同じパスでデータにアクセスできるようになります。

以下の手順で環境変数を設定し、リンクテーブルのパスに適用することができます。

これにより、ユーザー名が異なっても共通のフォルダにアクセスできるようになります。

もう一つの方法として、BoxDriveやその他のクラウドストレージをネットワークドライブとして設定し、固定のドライブレターでアクセスする方法もあります。

これにより、ユーザーが自分のアカウント情報に依存せず、一定のドライブレターを使ってファイルをアクセスできるようになります。ネットワークドライブを使うと、パスの変更を最小限に抑えつつ、複数のユーザーで共有できます。

Accessでリンクテーブルのパスを設定する際にユーザー名が含まれていると、他のユーザーと共有する際に不便が生じます。しかし、環境変数を使ったり、ネットワークドライブを活用することで、これらの問題を解決できます。

上記の方法を試すことで、パス設定を一度で済ませ、複数ユーザーでの利用が簡単になります。自分の環境に最適な方法を選び、作業の効率を上げましょう。