市販のインデックスシール、例えばコクヨのタ21Bのような規格に対応したWordテンプレートがない場合でも、新規作成で差し込み印刷を行うことができます。本記事では、テンプレートがない場合の設定方法、差し込み印刷の準備、印刷時の注意点を具体例を交えて解説します。
インデックスシールのサイズを確認する
まず、使用するシールのラベルサイズを正確に測定します。縦横の寸法や余白、ラベル間の間隔をメモしておくことが重要です。
実例として、コクヨのタ21Bの場合、1シートに24枚のラベルがあり、1枚あたりの寸法は横62mm、縦31mmです。このサイズをWordで新規ページ設定に反映させます。
Wordで新規テンプレートを作成する手順
Wordを開き、[差し込み文書]タブから[ラベル]を選択します。[オプション]で[新規ラベル]を作成し、寸法や余白を入力します。
具体例として、横62mm、縦31mm、上下左右の余白を2mmずつ設定することで、印刷時にラベルがずれることを防げます。
差し込み印刷の設定方法
新規作成したラベルテンプレートに対して、Excelなどで作成したデータソースを差し込み印刷します。差し込みフィールドを配置し、プレビューでレイアウトを確認します。
実例として、氏名と住所を差し込む場合、各ラベルの中央に名前を配置し、右下に住所を追加すると、見やすく印刷できます。
印刷時の調整と確認
テスト印刷を行い、ラベルが正しくシートに収まるか確認します。ずれる場合は、微調整で余白やラベル間隔を再設定します。
具体例として、プリンターの給紙設定や用紙サイズを「ユーザー設定」にして、シートに合わせることで、印刷ズレを防げます。
まとめ
テンプレートが存在しないインデックスシールでも、Wordの新規ラベル作成機能と差し込み印刷を活用すれば効率よく作成可能です。寸法を正確に測り、差し込みフィールドを適切に配置することで、初めてでもスムーズに印刷できます。
テスト印刷を重ねることで、最終的にシールに正確に印字されるレイアウトを確定できます。
コメント