Wordの差し込み印刷：『差し込み印刷の開始』ボタンを押す意味とは

Microsoft Wordで差し込み印刷を行う際、最初に「差し込み印刷の開始」ボタンを押すように指示されることがよくありますが、「宛先の選択」を先にクリックしても結果が同じに感じる場合があります。では、「差し込み印刷の開始」ボタンを押す意味は何でしょうか？本記事では、その疑問について解説します。

差し込み印刷の開始ボタンの役割

「差し込み印刷の開始」ボタンは、差し込み印刷プロセスを始めるための出発点となります。このボタンをクリックすることで、Wordが差し込み印刷の設定モードに入ります。具体的には、このボタンがクリックされることで、Wordは差し込み印刷に必要な項目を準備し、印刷するデータとのリンクを確立します。

例えば、差し込み印刷を行うためには、宛先リスト（Excelなどのデータ）とリンクする必要がありますが、この開始ボタンを押すことで、Wordがそのリンクを設定する準備が整います。これがないと、差し込み印刷の設定が正しく機能しないことがあります。

「差し込み印刷の開始」ボタンを押さずに「宛先の選択」を押しても、結果的には差し込み印刷が正常に行える場合が多いです。その理由は、Wordが自動的に必要な準備を行うためです。実際に、Wordは「宛先の選択」を選ぶと、対象となるデータソースを選び、それを差し込み印刷用の情報として認識します。

ただし、「差し込み印刷の開始」を押すことで、より明示的に差し込み印刷のプロセスを開始することになり、手順が確実に追いやすくなります。特に初心者には、プロセスを順を追って進めることが推奨されます。

差し込み印刷をスムーズに行うためには、手順に沿って進めることが大切です。以下は、Wordで差し込み印刷を行う基本的な手順です。

この手順に従うことで、効率的に差し込み印刷を行うことができます。

「差し込み印刷の開始」ボタンを押す意味は、単に操作を進めるためのトリガーだけでなく、Wordが差し込み印刷のプロセスを管理するための設定を有効にする役割もあります。このボタンを押すことで、差し込み印刷の際に必要なフィールドやテンプレートの確認をスムーズに行うことができ、作業効率が向上します。

さらに、このボタンを押すことで、差し込み印刷の対象となるデータソースを選ぶ際に、Wordが適切なリンク設定を行うため、後々のトラブルを防ぐことができます。

「差し込み印刷の開始」ボタンは、差し込み印刷プロセスを確実に管理するために重要な役割を果たします。このボタンをクリックすることで、Wordは正しい設定を行い、差し込み印刷がスムーズに進みます。

「宛先の選択」を先に押しても差し込み印刷は正常に行える場合がありますが、手順を守ることで、より確実な操作が可能になります。差し込み印刷を行う際は、手順に沿って作業を進めることをおすすめします。