Excelで施設使用日数を集計する方法とピボットテーブルの活用

Excel初心者の方が直面する施設使用日数の集計方法について、特に年度ごとの集計や、同日利用が重複しないように集計する方法について解説します。この記事では、簡単な手順で施設使用日数を集計する方法と、ピボットテーブルを使ったデータの管理方法を紹介します。

施設使用日数の集計に必要な準備

まずは、施設使用日数を集計するために必要なデータを準備します。例えば、以下のようなデータがあるとします。

このようなデータがある場合、まず使用者ごとの使用日数を集計したいのですが、「同じ日に複数回使用された場合は1回としてカウントする」という条件を考慮する必要があります。

重複を除くために、まずはすべての日付をリストにして、ユニークな日付だけを取り出す方法を紹介します。まず、日付を横一列に並べ、その後、Excelの「重複の削除」機能を使って、同じ日付が複数回カウントされないようにします。

また、毎週水曜日のように定期的な使用がある場合は、日付を自動的に生成する方法を使うと便利です。例えば、「=DATE(2025,4,7)」から始めて、毎週水曜日の日付を生成する式を作ることができます。

次に、ピボットテーブルを使って集計を行う方法を説明します。ピボットテーブルを使うことで、簡単に使用日数を集計し、視覚的にわかりやすく表示することができます。

ピボットテーブルを作成するには、まずデータを選択し、Excelの「挿入」タブから「ピボットテーブル」を選択します。ピボットテーブルのフィールドには、使用者名を行、使用日を値として設定します。これにより、使用者ごとに何日間施設を利用したかを集計できます。

データが年度ごとに集計されるようにするには、使用日を年度ごとに分類する必要があります。これを行うために、Excelの「YEAR」関数を使用して、各日付が属する年度を計算します。例えば、「=YEAR(使用日)」を使って、各使用日の日付から年度を抽出します。

その後、ピボットテーブルのフィールドに年度を追加することで、年度ごとの施設使用日数を簡単に集計できます。

Excelで施設使用日数を集計するには、重複を除外し、ピボットテーブルを活用することで、効率よく集計が可能です。特に、同日利用が重複しないようにするための工夫と、年度ごとの集計を行うことで、必要な情報を整理しやすくなります。

初心者の方でも、この方法を試すことで、Excelでの集計作業がスムーズに行えるようになるでしょう。ピボットテーブルを活用して、データの視覚化や集計作業を効率化してください。