Formsで収集したデータをExcelに転記する作業を効率化するためには、Power Automateを使うことが非常に便利です。この記事では、Formsで集めたデータを既存のExcelフォーマットに自動的に転記する方法について解説します。これにより、手作業でデータを移し替える手間を省き、業務の効率化が図れます。
1. Power Automateの基本的な使い方
Power Automate（旧Microsoft Flow）は、さまざまなアプリケーションを連携させて、ワークフローを自動化するツールです。Formsで受け取った回答を自動的にExcelに転記するには、Power Automateを使用して「フロー」を作成します。フローを作成することで、Formsでデータが送信されるたびに、Excelの指定されたシートにそのデータを自動的に追加できます。
まず、Power Automateにサインインし、「新しいフロー」を作成します。次に、FormsとExcelを連携させるためのトリガーとアクションを設定します。
2. フォームの回答をExcelに転記するフローの作成
フローを作成する際には、まず「Formsで新しい回答が送信されたとき」というトリガーを選択します。これにより、Formsで新しい回答が送信されるたびにフローが自動的に実行されます。
その後、Excelでデータを保存したいシートを選択し、「行を追加する」アクションを設定します。ここで、Formsから送られた回答をExcelの指定されたセルにマッピングします。これで、Formsの回答が自動的にExcelに転記されるようになります。
3. 既存のExcelフォーマットにデータを追加する方法
既存のExcelフォーマットにデータを追加する場合、まずExcelのテンプレートを用意し、Power Automateでそのフォーマットを参照できるようにします。ExcelファイルはOneDriveまたはSharePointに保存する必要があります。
Excelシートのヘッダー行にフォームの各項目に対応する列名を設定し、Power Automateでデータをその列に自動でマッピングします。これにより、既存のExcelフォーマットに新しいデータを適切に追加できます。
4. 複数のフォーム回答を処理する方法
複数のフォーム回答が送信される場合でも、Power Automateはそれぞれの回答を1行ずつExcelに追加できます。これにより、出張申請やアンケートフォームなどで集めたデータを効率的に整理できます。
また、回答の種類によってExcelに追加する方法を変更したい場合、条件付きアクションを使用して、特定の回答に応じて異なる処理を実行することも可能です。
まとめ
Power Automateを使うことで、Formsで集めたデータをExcelに自動的に転記する作業が非常に効率化できます。特に、出張申請書やアンケートフォームなどで大量のデータを取り扱う場合、手動でデータを移し替える手間を省けるため、時間の節約になります。設定に慣れるまで少し時間がかかるかもしれませんが、一度フローを設定すれば、後は自動で処理が行われるので、業務の効率化に大いに役立つツールです。
コメント