Windows11に搭載されているMicrosoft 365 Personalを利用していると、WordやExcelのアイコンを開いた際に以前作成したファイルが表示されることがあります。そのため、「デスクトップに保存した原稿が勝手にスタートメニュー側にも保存されているのでは？」「これは自動バックアップなのでは？」と疑問に感じる方も少なくありません。
しかし、WordやExcelに表示される最近使ったファイルの一覧と、実際のファイル保存場所やバックアップ機能は別の仕組みです。この記事では、Microsoft 365 Personalで表示されるファイルの正体、自動保存との違い、大切な原稿や確定申告データを守る方法について解説します。
WordやExcelのアイコンに表示されるファイルは自動保存ではない
Windows11のスタートメニューやWord、Excelの起動画面に表示される過去のファイル一覧は、多くの場合「最近使ったファイル」の履歴です。
例えば、デスクトップに「小説原稿.docx」というWordファイルを保存して編集した場合、Wordを起動するとそのファイル名が一覧に表示されることがあります。しかし、この表示はファイルのコピーが作成されたわけではありません。
実際の原稿ファイルは、保存したデスクトップ上に存在しており、Wordは「以前このファイルを開きました」という履歴を表示しているだけです。
Microsoft 365の自動保存機能とは何か
Microsoft 365には「自動保存」という機能がありますが、これは最近使ったファイル一覧とは異なるものです。
自動保存機能は、主にOneDriveやSharePoint上に保存されているWordやExcelファイルを編集するときに利用されます。編集内容をリアルタイムに保存し、作業途中でパソコンが突然停止した場合などでも復元しやすくする仕組みです。
例えば、原稿ファイルをOneDrive内に保存している場合、文章を修正するたびに変更内容がクラウドへ保存されます。一方、デスクトップに保存しているだけのファイルでは、このMicrosoft 365の自動保存機能が常に働くわけではありません。
WordやExcelのデータを安全に保存する方法
文章原稿や確定申告資料など、失いたくないデータは複数の場所に保存することが重要です。
おすすめの方法は、パソコン内だけではなくクラウドストレージや外付けストレージにもバックアップを作成することです。
例えば、執筆中の原稿はデスクトップで作業し、完成したらOneDriveや外付けSSDにもコピーすることで、パソコン故障や誤操作によるデータ消失のリスクを減らせます。
OneDriveを利用したMicrosoft 365のバックアップ方法
Microsoft 365 PersonalにはOneDriveのクラウドストレージが含まれています。重要なWordやExcelファイルをOneDriveフォルダーに保存すると、パソコン以外からもアクセスできるようになります。
例えば、確定申告用のExcelファイルをOneDriveに保存しておけば、パソコンが故障しても別の端末からデータを確認できます。また、ファイル履歴機能によって以前の状態へ戻せる場合もあります。
ただし、クラウド保存を利用していても、誤ってファイルを削除した場合などには影響するため、重要な資料は定期的なバックアップもおすすめです。
最近使ったファイルの表示を消したい場合
WordやExcelに表示される履歴は便利ですが、共有パソコンを使っている場合や、表示されたくないファイルがある場合は非表示にできます。
WordやExcelの設定画面から「最近使ったファイルの一覧」の表示数を変更したり、履歴を削除したりすることが可能です。
例えば、仕事用の原稿や個人的な資料を家族と共有しているパソコンで使用する場合、履歴表示を減らすことでプライバシーを守ることができます。
大切な原稿や確定申告データを守るためのポイント
文章を書く仕事をしている場合、原稿データは非常に重要な資産です。また、確定申告関連のExcelファイルも紛失すると大きな問題になります。
安全に管理するためには、「作業用ファイル」「バックアップ用ファイル」「クラウド保存」の3つを意識すると安心です。
例えば、毎日の執筆終了時にOneDriveへ保存し、月に一度外付けドライブへコピーするような運用にすると、万が一のトラブルにも対応しやすくなります。
まとめ
Windows11のMicrosoft 365 PersonalでWordやExcelのアイコン内に表示されるファイルは、多くの場合、自動バックアップされたデータではなく「最近使ったファイル」の履歴です。
デスクトップに保存した原稿がWordの一覧に表示されても、別の場所にコピーされているわけではありません。ファイル本体は元の保存場所にあります。
大切な原稿や確定申告資料を守るためには、Microsoft 365のOneDriveや外付けストレージを活用し、定期的なバックアップ環境を作ることが重要です。
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