Excelのリストで赤文字と黒文字を使い分ける方法｜ドロップダウン選択後に色を変える設定も解説

Excel（エクセル）でリストを作成していると、項目によって赤文字と黒文字を使い分けたい場面があります。ところが、セルの入力規則から作成したドロップダウンリストでは、元データを赤くしているのに選択すると黒文字になるなど、思った通りに色が反映されないことがあります。

これはExcelの故障ではなく、ドロップダウンリストの項目とセルの書式が別に扱われることが主な理由です。目的が「1つのセル内で一部分だけ赤くしたい」のか、「リストから特定の項目を選択したときセルを赤文字にしたい」のかによって設定方法も異なります。ここでは、それぞれの方法をわかりやすく解説します。

Excelのリストで赤文字と黒文字を表示できない主な理由

Excelの「データの入力規則」で作成するドロップダウンリストでは、参照元セルに設定した文字色が、そのまま選択先のセルへコピーされるわけではありません。

たとえば、元データとして「通常」を黒文字、「重要」を赤文字にしていても、ドロップダウンから「重要」を選択したセルが自動的に赤文字になるとは限りません。選択されたセルでは、基本的にそのセル自身に設定されている書式が使用されます。

そのため、選択した項目によって赤・黒を自動的に切り替えたい場合は「条件付き書式」を利用する方法が適しています。

リストで特定の項目を選んだとき赤文字にする方法

たとえば、ドロップダウンリストに「通常」「確認」「重要」という3つの項目があり、「重要」を選んだときだけ赤文字にしたいとします。この場合は条件付き書式を設定します。

1. ドロップダウンリストを設定しているセルまたは範囲を選択します。
2. Excel上部の「ホーム」を開きます。
3. 「条件付き書式」をクリックします。
4. 「セルの強調表示ルール」から「文字列」を選択します。Excelのバージョンによって表示名称が多少異なる場合があります。
5. 対象となる文字として「重要」を指定します。
6. 書式設定からフォントの色を赤にします。
7. 設定を確定します。

これで「重要」が入力・選択されたセルは赤文字になり、それ以外の項目について通常のフォント色を黒にしておけば、赤と黒を使い分けられます。

同じ考え方で、「至急」を赤、「確認中」を別の色など、複数の条件を設定することもできます。ただし、色だけで意味を伝えると見分けにくい場合もあるため、「重要」「至急」といった文字情報も残しておくと表として分かりやすくなります。

元のリストを赤文字にしても選択先が黒になるのは正常

よくある勘違いが、リストの参照元を赤文字にすれば、ドロップダウンにもその書式が引き継がれるというものです。Excelの入力規則によるリストは、基本的に値を選択するための機能であり、元セルの文字色などの書式を選択先へコピーするための機能ではありません。

たとえばA1に黒文字の「通常」、A2に赤文字の「重要」を入力し、このA1:A2を入力規則のリストとして指定した場合を考えてみましょう。選択先のB1で「重要」を選んでも、B1の文字色が自動的にA2と同じ赤になるとは限りません。

このようなケースでは「リストの色がおかしい」と考えるのではなく、入力規則で値を選ばせ、条件付き書式で見た目を変更するという2段階の仕組みにすると管理しやすくなります。

1つのセルの文章で赤文字と黒文字を混在させる方法

ドロップダウンではなく、「注意：明日まで」のような1つのセル内で、「注意」だけ赤文字にして残りを黒文字にしたい場合は別の操作になります。

対象セルをダブルクリックするかF2キーなどで編集状態にし、赤くしたい文字だけを選択します。その状態で「ホーム」のフォントの色から赤を選択します。選択していない部分は黒のままにできるため、注意：明日まで、というような表示が可能です。

ただし、セルの内容が数式によって表示されている場合など、一部分だけ自由に書式設定できないケースもあります。また、入力規則のドロップダウン項目そのものを「前半は赤、後半は黒」のようなリッチテキストとして表示する用途とは異なる点にも注意が必要です。

赤文字にならないときに確認したいポイント

条件付き書式を設定したのに黒文字のままの場合は、条件の指定と適用範囲を確認しましょう。「重要」と「重要 」のように余分なスペースが入っていると、設定方法によっては条件に一致しないことがあります。

また、複数の条件付き書式が同じセルに設定されている場合は、ルール同士が競合している可能性があります。「ホーム」→「条件付き書式」→「ルールの管理」から、対象セルにどのルールが設定されているか確認すると原因を探しやすくなります。

さらに、セル自体のフォント色を変更する方法と条件付き書式による色変更は別の仕組みです。大量のセルで「重要なら赤」のような共通ルールを使う場合は、1セルずつ手作業で赤くするより条件付き書式のほうが修正や追加にも対応しやすくなります。

用途によって赤と黒の設定方法を使い分ける

特に「リストの中に赤と黒を入れたい」という場合は、何を「リスト」と呼んでいるかによって操作が変わります。ドロップダウンの選択結果を赤・黒にしたいのであれば、まず条件付き書式を検討するとよいでしょう。

まとめ｜Excelのリストで赤と黒を使うなら条件付き書式が便利

Excelでは、入力規則のドロップダウンリストと文字色などの書式は別々に考えるのがポイントです。参照元の項目を赤文字にしただけでは、選択先まで同じ赤文字になるとは限りません。

「重要なら赤、それ以外なら黒」のように項目によって文字色を自動的に変えたい場合は条件付き書式を使うと効率的です。一方、1つのセル内に赤文字と黒文字を混在させたいだけなら、セルを編集して対象部分のフォント色を個別に変更できます。

まず「セル全体の色を変えたい」「文章の一部分だけ変えたい」「ドロップダウンで選んだ内容に応じて変えたい」のどれに該当するかを整理すると、適切な設定方法を選びやすくなります。