Excelで管理表を作成していると、同じ会社に複数の担当者や案件があり、その中で全ての状態が「完了」になっている会社だけを抽出したい場面があります。しかし、単純なフィルターでは一部だけ完了している会社も表示されてしまうため、条件を工夫する必要があります。この記事では、会社単位で確認し、ステータスが全て「完了」の会社だけを取り出す方法をわかりやすく解説します。
Excelで「会社ごとに全て完了しているか」を確認する考え方
今回のようなデータでは、会社名ごとに複数行のデータが存在し、それぞれの行に「完了」「未完了」「空白」といった状態が入力されています。そのため、行単位で判断するのではなく、会社単位で条件を確認する必要があります。
例えば、A社のデータが5件あり、その全てのC列が「完了」なら対象になります。一方で、4件が完了でも1件でも「未完了」や空白があれば対象外になります。
このような判定では、COUNTIF関数やCOUNTIFS関数を利用して、「完了以外のデータが存在するか」を調べる方法が便利です。
COUNTIFS関数で完了以外がない会社を抽出する方法
まず、会社ごとに「完了ではないデータがあるか」を確認します。例えば、A列が会社名、C列がステータスの場合、以下のような考え方で判定できます。
判定用の列を追加し、次のような数式を入力します。
=IF(COUNTIFS($A:$A,A2,$C:$C,"<>完了")=0,"対象","除外")
この数式では、A2の会社名と一致する行の中で、C列が「完了」以外になっている件数を数えています。その数が0件なら、すべて完了している会社という判断になります。
例えば、A社のステータスが「完了」「完了」「完了」であれば「対象」、B社が「完了」「未完了」「完了」であれば「除外」と表示されます。
ピボットテーブルを使って会社単位で確認する方法
データ量が多い場合は、ピボットテーブルを利用すると簡単に会社ごとの状態を確認できます。
手順としては、データ範囲を選択し、「挿入」から「ピボットテーブル」を作成します。その後、行エリアに会社名、列エリアや値エリアにステータスを設定します。
例えば、会社ごとの「完了数」と「全件数」を比較し、完了数と全件数が一致している会社だけを抽出すれば、全て完了している会社を判断できます。
FILTER関数で完了企業だけを一覧表示する方法
Excel 365やExcel 2021以降を利用している場合は、FILTER関数を使うと条件に合った会社一覧を自動作成できます。
まずUNIQUE関数で会社一覧を作成し、その会社ごとに完了以外の件数を確認する方法があります。
例えば、会社一覧を作成した上で、完了以外の件数が0の会社だけを表示する仕組みにすると、元データが更新されても自動的に結果が変わります。
大量の取引先管理や進捗管理表では、このような自動抽出の仕組みにしておくことで、毎回手作業で確認する手間を減らせます。
空白セルも除外したい場合の注意点
今回のような管理表では、空白セルも「未完了」と同じ扱いにしたいケースがあります。その場合、COUNTIFSの条件では空白もカウント対象にする必要があります。
「完了以外」を条件にすると、空白セルも基本的には対象になりますが、数式やデータ形式によっては意図した結果にならない場合があります。
入力ミスや余分なスペースが原因で判定できないこともあるため、ステータス列は入力規則を設定して「完了」「未完了」など選択式にしておくと管理しやすくなります。
まとめ｜Excelでは会社単位で条件判定すると全て完了の会社を抽出できる
会社ごとにステータスを確認して、全て「完了」の会社だけを抽出したい場合は、行ごとのフィルターではなく会社単位で集計することがポイントです。
簡単なデータならCOUNTIFS関数で「完了以外が存在しない会社」を判定する方法が使いやすく、大量データならピボットテーブルやFILTER関数を活用すると効率的です。
会社名とステータスを正しく管理できるようにしておけば、進捗確認や業務管理の作業時間を大きく削減できます。
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