Excelで2つのシートのデータを比較する方法｜一致・相違する用語を簡単に抽出する手順

Excelで2つのシートに入力された大量のデータを比較したい場合、1つずつ目視で確認する方法では時間がかかり、入力ミスも発生しやすくなります。特に数百件以上の用語や一覧表を比較する場合は、Excelの関数や条件付き書式を使うことで効率的に確認できます。

この記事では、シート1とシート2にある用語リストを比較して、「シート1にだけあるデータ」「シート2にだけあるデータ」「両方に共通するデータ」を調べる方法を、初心者でも実践できるように手順付きで解説します。

Excelで2つのシートを比較する基本的な考え方

2つの一覧を比較する場合、確認したい内容は大きく3種類に分けられます。

Excelでは、このような比較を関数で自動判定できます。数百件、数千件のデータでも短時間で結果を出せるため、手作業で探す必要はありません。

最も簡単な方法はCOUNTIF関数を使う方法です。COUNTIFは、指定した範囲の中に同じデータが存在するか調べることができます。

例えば、シート1のA列にサッカー用語が並んでいて、シート2のA列にも用語がある場合、シート1側で以下の式を入力します。

=COUNTIF(シート2!A:A,A1)

この数式では、シート2のA列の中に、シート1のA1セルの用語が何個あるかを確認しています。

結果が「0」の場合はシート2に存在しません。結果が「1以上」の場合はシート2にも同じ用語があります。

まず、シート1にあってシート2にはない用語を調べます。

具体的には、以下のような式になります。

=IF(COUNTIF(シート2!A:A,A1)=0,”シート1のみ”,””)

この式を使うと、シート2に存在しない用語だけを表示できます。

例えば、シート1に「オフサイド」「コーナーキック」「スローイン」があり、シート2に「オフサイド」「コーナーキック」だけがある場合、「スローイン」のみが表示されます。

逆にシート2にあってシート1にない用語を調べる場合は、対象となるシートを入れ替えるだけです。

シート2のB1に以下の数式を入力します。

=IF(COUNTIF(シート1!A:A,A1)=0,”シート2のみ”,””)

これを下までコピーすると、シート1には存在しないシート2独自の用語を確認できます。

シート1とシート2の両方に存在する用語を探す場合は、COUNTIFの結果が1以上になるものを抽出します。

シート1のB1に以下の数式を入力します。

=IF(COUNTIF(シート2!A:A,A1)>0,”共通”,””)

結果が「共通」と表示された行は、シート2にも同じ用語があります。

例えば、シート1に900語、シート2に600語あったとしても、この方法なら数秒で共通する用語だけを確認できます。

結果を一覧で確認したい場合は、条件付き書式を利用すると便利です。該当するセルだけ色を付けることで、どの用語が一致しているか一目で分かります。

設定方法は以下の通りです。

大量のデータを確認する場合、文字だけで判断するよりも色分けした方がミスを防ぎやすくなります。

Microsoft 365や新しいExcelを利用している場合は、FILTER関数やUNIQUE関数を使って、重複しないデータを自動抽出することもできます。

例えば、2つの一覧を結合して比較することで、重複データや不足しているデータを効率的に整理できます。

ただし、Excelのバージョンによって使用できる関数が異なるため、互換性を重視する場合はCOUNTIF関数を使う方法がおすすめです。

Excelで2つのシートにある用語を比較する場合、1つずつ確認する必要はありません。COUNTIF関数を使えば、シート1だけにある用語、シート2だけにある用語、共通する用語を簡単に調べることができます。

900語や600語のような大量のデータでも、関数を入力してコピーするだけで短時間に比較できます。まずはCOUNTIF関数による存在確認から始めると、初心者でも正確にデータ整理ができます。