会社向けOCRの選び方を徹底解説｜FAXや紙の発注書をExcel化するおすすめポイントと導入時の注意点

紙の発注書やFAXで届く注文書を手入力でExcelへ転記する作業は、多くの企業で時間や人手を消費する業務の一つです。近年ではAIを活用したOCRサービスが増えており、画像やPDFの文字を自動で読み取り、データ化できる環境が整っています。

しかし、OCRにはさまざまな種類があり、読み取り精度、費用、導入のしやすさなどが異なります。この記事では、エンジニアが常駐していない会社でも導入しやすいOCRの選び方や、FAX・発注書のExcel化に適した考え方について解説します。

OCRとは何か？紙やPDFをExcel化できる仕組み

OCR（光学文字認識）とは、画像や紙に書かれた文字をコンピューターが読み取り、編集可能なデータへ変換する技術です。

例えば、取引先からFAXで届いた発注書をスキャンすると、OCRによって会社名、商品名、数量、金額などの文字情報を認識し、ExcelやCSV形式のデータとして利用できるようになります。

従来は人が画面を見ながら入力していた作業を自動化できるため、入力ミスの削減や作業時間の短縮につながります。

発注書を処理する目的でOCRを導入する場合、単純な文字認識精度だけではなく、業務に合った機能があるか確認することが重要です。

特に確認したいポイントは以下の通りです。

例えば、取引先ごとに発注書の形式が違う場合、単純な文字読み取りだけのOCRでは設定や修正が多くなります。帳票認識に対応したサービスの方が実務では使いやすいケースがあります。

OCRサービスには大きく分けて、単体OCRソフト、クラウド型OCR、AI-OCRといった種類があります。

単体OCRソフトは比較的低コストで始められる一方、複雑な帳票処理には向かない場合があります。

クラウド型OCRはインターネット経由で利用でき、サーバー管理が不要なため、社内にIT担当者が少ない企業でも導入しやすい特徴があります。

AI-OCRは機械学習を利用して文字認識を行うため、手書き文字や複雑な帳票でも高い認識精度が期待できます。発注書や請求書などの業務書類では、現在はこちらのタイプが多く利用されています。

社内に専門のシステム担当者がいない場合、機能の多さよりも運用しやすさが重要になります。

導入時には、以下のような点を確認すると失敗しにくくなります。

例えば、FAXを複合機でスキャンし、クラウドOCRで処理してExcelへ出力する流れを作れば、現在の業務フローを大きく変更せずに導入できます。

OCRサービスの費用は、利用枚数や機能によって大きく異なります。安価なサービスから高機能なAI-OCRまで幅広いため、処理する書類量に合わせて選ぶことが大切です。

例えば、毎日大量の発注書を処理している会社では、月額費用が発生しても入力時間の削減によって十分な効果が得られる場合があります。

一方で、月に数十枚程度しか処理しない場合は、高機能なサービスよりも低価格なOCRや複合機付属機能で対応できる可能性があります。

OCRでデータ化した後、RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）を利用すると、さらに業務を自動化できます。

例えば、OCRで読み取った発注情報をExcelへ保存し、そのデータを基幹システムへ自動入力するといった流れを作ることができます。

ただし、最初からすべてを自動化すると現場の負担が大きくなる場合があります。まずOCRで入力作業を減らし、効果を確認した後にRPAを追加する進め方は、業務改善を成功させやすい方法です。

企業向けOCRでは、帳票処理に強いクラウドサービスやAI-OCRサービスが多く利用されています。

代表的な選択肢としては、請求書・注文書などの帳票処理に対応したAI-OCR、複合機メーカーが提供するOCR連携サービス、業務システムと連携可能なOCRプラットフォームなどがあります。

重要なのは、サービス名だけで判断するのではなく、自社で実際に使う発注書をテスト読み取りして、認識精度や修正作業の量を確認することです。

FAXや紙の発注書をExcel化したい場合、単純な文字認識だけではなく、帳票認識、Excel出力、操作の簡単さなどを重視してOCRを選ぶことが大切です。

特にエンジニアが常駐していない企業では、導入後のサポートや設定のしやすさが重要な判断基準になります。

まずは現在の業務フローを大きく変えずにOCRで入力作業を減らし、その後必要に応じてRPAなどの自動化を進めることで、無理なく業務改善を進めることができます。