電子帳簿保存法対応の証憑リネームをAIで自動化する方法｜請求書や領収書の整理を効率化するツール選び

電子帳簿保存法への対応では、請求書や領収書などの電子取引データを適切に保存する必要があります。しかし、大量の証憑ファイルを手作業で「日付・金額・取引先名・帳票種類」などのルールに沿ってリネームする作業は大きな負担になります。

近年ではAI-OCRやAIエージェントを活用して、証憑の内容を読み取り、自動でファイル名を変更したり、保存場所を整理したりするサービスも登場しています。この記事では、電子帳簿保存法対応で証憑リネームを自動化する方法や、費用感、導入時の注意点について解説します。

電子帳簿保存法で証憑ファイルの整理が必要になる理由

電子帳簿保存法では、電子取引で受け取った請求書や領収書などを、一定の要件を満たした状態で保存する必要があります。

特に重要になるのが「検索性」です。保存したデータについて、取引年月日、金額、取引先などを確認できる状態にしておく必要があります。

そのため、ファイル名を「20260716_100000円_株式会社〇〇_請求書」のように統一する運用を行う企業も多くあります。

ただし、毎月数十件から数百件の証憑を処理する場合、手入力によるリネーム作業はミスや作業時間増加の原因になります。

AIを利用した証憑管理サービスでは、アップロードしたPDFや画像ファイルをAI-OCRで解析します。

例えば請求書の場合、AIが以下のような情報を読み取ります。

読み取った情報をもとに、あらかじめ設定したルールでファイル名を自動生成できます。

例えば「第3期_2026_証第001号_20260716_55000円_株式会社〇〇_請求書.pdf」のような形式に変換することも可能です。

現在、多くのクラウド会計サービスには証憑管理機能が搭載されています。

これらのサービスでは、アップロードした請求書や領収書をAI-OCRで解析し、日付や金額などの情報を自動入力できます。

ファイル名そのものを自由な形式で変更できるかはサービスによって異なりますが、検索条件を内部データとして保持することで電子帳簿保存法への対応を行うタイプもあります。

AI-OCR専用サービスで証憑情報を読み取り、その結果を使ってファイル名を自動変更する方法もあります。

例えば、AI-OCRで取得した「日付」「金額」「会社名」のデータを、Power AutomateやZapierなどの自動化ツールと連携して処理する仕組みです。

この方法では、自社独自の命名規則にも対応しやすいメリットがあります。

最近では、生成AIを利用してフォルダ内のファイルを整理する仕組みも注目されています。

例えば、指定フォルダにPDFを入れると、AIが内容を確認し、ルールに従ってファイル名を変更するワークフローを構築できます。

ただし、完全自動化する場合は、AI単体ではなく、ファイル操作ツールや業務自動化サービスとの組み合わせが必要になるケースが多くあります。

料金はサービス内容によって大きく異なります。

個人事業主や小規模企業の場合は、月額数千円程度のクラウド会計サービスに含まれる証憑管理機能で十分なケースもあります。

一方で、毎月大量の請求書や領収書を処理する企業では、AI-OCRやRPAを組み合わせた仕組みを導入することで、人件費削減につながる可能性があります。

AIによる自動リネームは便利ですが、完全に人間の確認が不要になるとは限りません。

特に以下のようなケースでは誤認識が発生する可能性があります。

そのため、重要な証憑については最終確認を行う運用がおすすめです。

また、電子帳簿保存法では保存方法や検索要件などのルールがあるため、単純にファイル名を変更するだけでなく、保存環境全体を確認することが大切です。

証憑の量や業務内容によって、適した方法は変わります。