Microsoft Teamsで会議資料や共有ファイルを大量にアップロードしていると、「保存容量がいっぱいにならないか」「突然使えなくならないか」と不安になることがあります。Teamsは単純なチャットアプリではなく、裏側でSharePointやOneDriveを利用してファイルを管理しているため、容量の考え方を理解しておくことが大切です。この記事では、Teamsに資料を多く保存した場合の容量への影響や確認方法、容量を圧迫しないための管理方法について解説します。
Teamsの資料はどこに保存されているのか
Microsoft Teamsにアップロードしたファイルは、実際にはTeams専用の場所に保存されているわけではありません。チームやチャネルで共有した資料は、基本的にSharePoint Onlineのドキュメントライブラリに保存されます。
一方、個人チャットで送信したファイルは、送信者または共有設定によってOneDrive上に保存される仕組みになっています。
そのため、Teamsの容量を考える場合は、Teamsアプリだけを見るのではなく、SharePointやOneDriveの保存容量も確認する必要があります。
Teamsに資料をたくさん置くと容量は減るのか
結論として、Teamsに大量の資料をアップロードすると、組織で利用できるクラウドストレージ容量は消費されます。
例えば、数十人のチームで毎日のように動画資料や大量の画像、容量の大きな設計データなどを共有すると、少しずつ保存領域を使用していきます。
ただし、WordやExcelなどの一般的な業務資料であれば、すぐに容量不足になるケースは多くありません。問題になりやすいのは、大容量ファイルを長期間保存し続ける場合です。
容量を大きく消費しやすいファイルの種類
Teamsで特に容量を圧迫しやすいのは、以下のようなファイルです。
- 長時間の会議録画ファイル
- 高画質な動画ファイル
- 大量の画像データ
- バックアップ用の大容量ファイル
- 圧縮されていない大量のデータ
例えば、1時間以上のオンライン会議を録画すると、設定によっては数GB近い容量になることがあります。録画データを何年も保存すると、資料ファイルよりも動画の方が大きな容量を占める場合があります。
Teamsの保存容量を確認する方法
Teams内で容量を直接確認するというより、保存先であるSharePointやOneDrive側で確認します。
管理者の場合は、Microsoft 365管理センターから組織全体のストレージ使用状況を確認できます。また、チームの所有者であれば、SharePointのサイト容量を確認することも可能です。
例えば、特定のチームだけで大量の動画や資料を扱っている場合、そのチームに紐づくSharePointサイトの容量を確認すると、どのデータが容量を使っているか把握できます。
Teamsの容量不足を防ぐ管理方法
Teamsを長期間利用する場合は、不要なファイルを整理するルールを決めておくことが重要です。
具体的には、以下のような管理方法があります。
- 不要になった資料を定期的に削除する
- 古い会議録画を別の場所へ移動する
- 同じ資料を何度もアップロードしない
- ファイル名やフォルダ構成を整理する
例えば、年度ごとにチームやフォルダを整理し、終了したプロジェクト資料を保管用フォルダへ移動することで、日常利用する領域をすっきり管理できます。
削除したファイルはすぐ容量が空くのか
TeamsやSharePointでファイルを削除しても、すぐに完全削除されるわけではありません。
削除されたファイルは一時的にごみ箱へ移動されるため、その期間中は容量計算に影響する場合があります。
大量のファイルを削除したのに容量が減らない場合は、ごみ箱の状態も確認するとよいでしょう。
Microsoft 365の契約による容量の違い
Teamsで利用できる容量は、契約しているMicrosoft 365のプランによって異なります。
個人利用向けプランと法人向けプランでは利用できるストレージ容量や管理機能が違うため、会社で利用している場合は契約内容を確認することが大切です。
特に大人数でTeamsを利用する場合や、動画・大容量資料を頻繁に共有する場合は、利用状況に合ったプラン選択が必要になります。
まとめ
Teamsに資料をたくさんアップロードすると、保存先であるSharePointやOneDriveの容量を消費します。ただし、通常のOffice資料を共有する程度であれば、すぐに容量不足になることは一般的ではありません。
注意が必要なのは、会議録画や動画、大量の画像など容量の大きなファイルを長期間保存するケースです。
Teamsを快適に使い続けるためには、不要なファイルの整理や保存ルール作りを行い、定期的にストレージ使用量を確認することがおすすめです。
コメント