社会人2年目の資料作りの指導方法｜Excel設計書をPowerPointにまとめる際の教育ポイント

社会人2年目の後輩がExcelの設計書をPowerPointにまとめる際、単にスクショを貼るだけで提出してくるケースがあります。このような状況で指導する際のポイントや具体的な教育方法について解説します。

後輩の現状理解

社会人2年目では、業務知識は増えてきますが、資料作りや報告書作成の経験はまだ浅い場合があります。そのため、設計書の内容を整理して分かりやすく伝える意識が十分でないことがあります。

スクショを貼っただけの提出は、作業の早さはあるものの、読み手に情報が伝わりにくいため改善が必要です。

資料作成の指導では、以下の点を意識すると効果的です。

1. 例示を見せる：優れた資料のサンプルを見せ、何が良いか説明します。

2. チェックリスト作成：文章の明確さ、図の見やすさ、情報の網羅性などを項目化して、後輩が自己チェックできるようにします。

3. 段階的にレビュー：一度に完成させるのではなく、各章やスライドごとにレビューを行い改善点を指摘します。

資料作りでは、情報整理のプロセスも重要です。後輩にExcelでまとめた内容の要点を書き出させたり、どの情報を残すか選別させることで、作業の過程が見えるように指導します。

こうしたプロセスを通して、単なるコピーではなく、自分の理解を反映した資料作成が身につきます。

社会人2年目の後輩は、資料作りの経験が浅く、Excelのスクショを貼るだけの提出になることもあります。指導の際は、目的・構成・作業手順を共有し、例示・チェックリスト・段階的レビューを通して考えた跡を見せる方法を取り入れることで、後輩の資料作成能力を効果的に向上させることができます。