事務職の仕事は、書類作成・データ入力・簡単な集計など、パターン化された作業が多いのが特徴です。こうした作業はAIや自動化ツールによって代替されやすく、すでに一部の企業では導入が進んでいます。
書類作成業務の自動化のイメージ
例えば、A,B,C,D,Eの5種類の書類を作る業務を考えます。従来は「〇〇さん、Cの書類を▼▼▼の仕様で作ってください」と人に頼む形です。これがAIによってどのように置き換わるかを2つのパターンで考えられます。
1. ボタン操作型のアプリによる自動作成
部署向けに専用アプリを作り、画面上にA～Eの書類作成ボタンを設置します。ユーザーが作りたい書類を選び、必要な仕様を入力すると、アプリが自動で書類を生成する仕組みです。この場合、人は操作するだけで、書類作成そのものの作業は不要になります。
2. AIへのプロンプト指示による生成
あるいは、ChatGPTのようなAIに対して「Cの書類を▼▼▼の仕様で作って」と毎回プロンプトを入力し、AIが生成した書類をダウンロード・保存する方法もあります。この場合、人はAIに指示する作業が残りますが、実際の書類作成はAIが行います。
現実の企業での導入例
- 定型請求書や見積書の自動生成システム
- 勤怠データや売上データからの報告書自動作成
- メール文面の自動作成やチェックリスト作成
いずれも、ルール化されている業務はAIやRPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）で効率化され、人が行う作業は監督や例外対応に変わっています。
まとめ
事務職のAIによる置き換えは、書類作成の自動化やAIプロンプトによる生成という形で進んでいます。ボタン操作型のアプリやプロンプト入力によるAI生成のどちらも現実的で、業務の大部分はAIに任せられるケースが増えています。今後は、人はAIを使いこなして指示・確認・例外対応を行う役割にシフトしていくことが想定されます。
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