Excelで複数の研修参加データから個人別研修リストを抽出する方法

Excelで複数の研修参加データがある場合、個人ごとに参加した研修名を整理したいことがあります。本記事では、効率的に各人の研修リストを抽出する方法と関数の使い方を具体例とともに解説します。

元データの構成確認

まず、①のシートに名前と研修名が縦に並んでいることを確認します。例として、A列に氏名、B列に研修名が入力されている場合です。

各名前は複数回登場するため、単純なフィルタだけでは個人別の研修リストを作成できません。

Excel 365やExcel 2021以降であれば、UNIQUEとFILTER関数を組み合わせて、個人ごとの研修名を抽出できます。

例として、②のシートでA2セルに “Aさん” と入力し、B2セルに以下の関数を入力します。
=UNIQUE(FILTER(シート1!B:B, シート1!A:A=A2))

これにより、Aさんが参加した研修名が重複なしで一覧表示されます。

UNIQUE関数を活用して、①のシートの名前一覧を自動取得することも可能です。例えば、C列に全員の名前を抽出する場合、以下を使用します。
=UNIQUE(シート1!A:A)

その後、各名前に対してFILTER関数を適用すれば、すべての参加者の研修リストを自動的に生成できます。

Excel 2016以前の場合、UNIQUEやFILTER関数が使えません。この場合は、ピボットテーブルを使用して名前ごとに研修名を集計する方法がおすすめです。

具体例として、ピボットテーブルの行ラベルに名前、値フィールドに研修名を追加して、集計方法を “個数” から “表示” に切り替えると、各人の研修リストを確認できます。

Excelでは、UNIQUEとFILTER関数を活用することで、複数回登場する名前から個人ごとの研修リストを自動抽出できます。古いバージョンではピボットテーブルを使うことで同様の集計が可能です。これにより、大量データでも効率的に整理・管理できます。