Wordの差し込み印刷でラベルを正しくページ区切りする方法

Wordの差し込み印刷機能を使うと、宛名シールやラベルを効率よく印刷できます。しかし、ラベルの表示やページ送りで「次のレコード」が正しく動作しないことがあります。本記事では、10分割ラベルでのページ区切りを正しく行う方法を解説します。

差し込み印刷の基本とラベル設定

差し込み印刷では、宛先リストの各レコードをラベルに配置します。Wordのラベル設定で1枚あたりのラベル数を正確に指定することが重要です。

例えば、1枚に10分割のラベルを作成する場合、[差し込み文書]タブの[ラベル]で行と列を正しく設定します。この設定がずれると「次のレコード」がずれる原因になります。

「次のレコード」フィールドは、各ラベルにどの宛名を表示するかを指定します。通常は1枚分のラベルに連続したレコードが順番に入ります。

1枚目の最後のラベルの後に「次のレコード」を挿入することで、2枚目の最初のラベルから正しく表示されます。フィールドの配置がずれていると、1つ前のレコードが消えてずれる現象が起きます。

ラベル用テンプレートで各ラベルに「<<次のレコード>>」を挿入する必要はありません。Wordではラベル1枚分のレコードを自動的に割り当てるため、1枚目のラベルから最後までに「次のレコード」を入れずに、ラベル数分のフィールドだけ配置します。

もし「次のレコード」を手動で入れている場合は削除し、1枚のラベルに必要な宛名フィールドだけ残すと、印刷時に1枚ごとに正しく次のレコードが反映されます。

印刷プレビューで、1ページ目が1～10、2ページ目が11～20と順番になっているか確認します。ずれる場合は、ラベルテンプレートのフィールド配置を再確認してください。

また、リストの順番が正しいか、空白行やフィルター設定がないかもチェックすることが重要です。

Wordの差し込み印刷で10分割ラベルを正しく印刷するには、ラベルテンプレートでフィールドを正しく配置し、「次のレコード」を手動で挿入しないことがポイントです。これにより、1枚目10枚分のラベルが正しく印刷され、次のページに順番通りにレコードが反映されます。

試し印刷で順番を確認し、必要に応じてフィールド配置を微調整することで、効率よく宛名ラベルを作成できます。