Wordで差し込み印刷を利用して名刺や文書を作成する際、フィールドコードが表示されたまま消えない問題に悩む方も多いでしょう。特に、金額にカンマを表示するためにフィールドコードを有効化した場合、以前作成した名刺データまで影響を受けることがあります。本記事では、名刺データを作り直すことなく、フィールドコードを一括非表示にする方法を解説します。
フィールドコードの基本と表示非表示の切り替え
Wordのフィールドコードは、差し込み印刷で挿入したデータを動的に表示するための裏側の情報です。通常は非表示になっていますが、[Alt]+[F9]で全てのフィールドコードを表示・非表示に切り替えられます。
フィールドコードが表示された状態では、見た目が崩れているように見えますが、非表示にすれば元の差し込み印刷データとして正しく表示されます。
特定のフィールドコードだけ非表示にする方法
名刺だけでフィールドコードを非表示にしたい場合、フィールドを選択して右クリックし、「フィールドの編集」または「フィールドコードを切り替え」を選ぶと、対象のフィールドだけを非表示にできます。
複数のフィールドが混在している場合でも、この方法を使えば名刺のデータを保持したまま、不要なコード表示を整理できます。
一括で非表示にするショートカット活用
文書全体でフィールドコードの表示を切り替えたい場合、[Alt]+[F9]のショートカットキーが便利です。これにより、全てのフィールドコードを瞬時に非表示にでき、文書の見た目を整えることができます。
また、文書をPDFや印刷用に変換する前に非表示にすることで、意図しないコードの印刷を防ぐことができます。
差し込み印刷データの管理と再利用
既存の名刺データをそのまま利用したい場合、差し込み元のデータやテンプレートをコピーして別ファイルとして管理すると安全です。フィールドコードの表示設定を変更しても、オリジナルデータは保持されます。
これにより、新しい文書作成時に設定が影響することを防ぎ、効率的に差し込み印刷を活用できます。
まとめ
Wordで差し込み印刷のフィールドコードが名刺に表示されてしまう場合、[Alt]+[F9]や個別フィールドの編集で非表示にできます。名刺データを最初から作り直す必要はありません。
フィールドコードの表示・非表示を適切に管理することで、差し込み印刷の作業効率を落とさずに文書を整えることが可能です。
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