Microsoft Formsを使用して、フォームに対する申込受付を効率的に管理することができます。しかし、回答を配信したり、申込者に管理番号を通知したりする方法については、少し工夫が必要です。この記事では、Microsoft Formsで管理番号の通知を自動化する方法について解説します。
Microsoft Forms の回答配信機能について
Microsoft Formsには、回答を自動的に配信する機能が直接組み込まれていません。しかし、フォームへの回答を受け取った後に通知を送信する方法はあります。Microsoft Formsで受け付けた回答を管理するために、Power Automate（旧称Microsoft Flow）を使うと便利です。
Power Automate を使って回答に管理番号を付与し通知する方法
Power Automateを使うことで、Microsoft Formsの回答をトリガーとして、他のアクション（管理番号の生成や通知）を自動化できます。フォームに入力された内容に基づいて管理番号を生成し、その番号を申込者にメールで通知するフローを作成することができます。
例えば、Power Automateを使って、フォーム送信後に自動で番号を割り当て、申込者のメールアドレスに通知を送ることが可能です。この方法を使うことで、手動で通知を送信する手間が省けます。
管理番号を付与する方法
管理番号を付与するには、Power Automate内で「番号生成」の処理を設定する必要があります。フォームに入力された情報を基に一意な番号を自動的に割り当てる設定を行い、その番号を後のステップで通知することができます。例えば、申込者の名前や日時、フォームIDを組み合わせてユニークな管理番号を作成できます。
この番号を通知する際には、メールテンプレートにその番号を挿入するだけで、自動的に通知されます。
Microsoft Forms での通知設定
Microsoft Forms自体には、フォームに回答が送信された際に自動的に通知を送る機能はありません。しかし、Power Automateを使うことで、メール通知を簡単に設定することができます。フォームに回答が入力されるたびに、その内容をメールで通知するフローを作成できます。
このメール通知では、回答内容と一緒に管理番号を送信することも可能です。Power Automateのフローで、フォームのデータを取得し、それに基づいて管理番号を生成して、ユーザーに自動的に通知を送る仕組みを構築できます。
まとめ
Microsoft Formsには、直接的な「回答を配信」する機能はありませんが、Power Automateを活用することで、フォームの回答をトリガーにして自動的に管理番号を付与し、その番号を申込者に通知することが可能です。この方法を使うことで、効率的な申込管理と通知が実現できます。
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