エクセル2021で勤怠表を改修する際、実働時間や休憩時間などを効率的に計算する方法を探している方も多いでしょう。特に、予定シフトの出退勤時間から実働時間を反映させ、長時間勤務や休憩時間を考慮に入れるためには、簡潔な数式を使うことが大切です。この記事では、エクセルを使った勤怠表の自動計算方法を解説します。
実働時間の計算式
まず、予定シフトの出退勤時間から実際の勤務時間を計算する式を作成します。出勤時間と退勤時間を入力し、勤務時間を自動で算出するためには、次の数式を使用します。
=IF(退勤時間<出勤時間,退勤時間+1-出勤時間,退勤時間-出勤時間)この式では、退勤時間が出勤時間より前に入力されている場合（例えば、夜勤などの場合）に対応できるよう、1日分（24時間）を加算して計算します。
休憩時間を考慮した計算式
次に、長時間勤務の場合、休憩時間を自動で引く式を作成します。例えば、勤務時間が10時間を超える場合に、休憩時間を2時間引くように設定するには、次のような式を使います。
=IF(勤務時間>10,勤務時間-2,勤務時間)この式では、勤務時間が10時間を超えた場合に自動的に休憩時間（2時間）を引きます。勤務時間が10時間以下の場合は、休憩時間を引かないように設定されています。
各項目の自動計算方法
実際のエクセルの勤怠表で、上記の数式をどのセルに入力するかは、各項目に合わせて適用します。例えば、G6～I6の範囲で計算式を設定する場合、G6には勤務時間、H6には休憩時間、I6には実働時間を入力するとよいでしょう。
具体的には、以下のように設定できます。
- G6: 勤務時間（退勤時間-出勤時間）
- H6: 休憩時間（勤務時間が10時間を超えた場合のみ2時間を引く）
- I6: 実働時間（勤務時間-休憩時間）
まとめ
エクセルで勤怠表を作成する際、実働時間や休憩時間を自動で計算するためには、シンプルで効率的な数式を設定することが重要です。勤務時間や休憩時間を反映するために、条件付きの数式（IF関数）を使うことで、長時間勤務や休憩の自動計算が可能になります。これにより、手動での入力ミスを減らし、より効率的な勤怠管理ができます。
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