Power Automateを使って「box」フォルダにExcelファイルが格納されると、Outlookでメールが送信されるフローを作成したいけれど、複数のファイルが格納されるとファイルの数だけメールが送信されてしまう問題を解決する方法を解説します。
1. 問題の概要
「box」のフォルダに複数のExcelファイルが格納されると、Power Automateで設定されたトリガーが1つずつ反応して、ファイルごとにメールが送信されてしまいます。これを解決するためには、複数のファイルが格納された場合でも1通のメールを送信する方法を見つける必要があります。
2. フローの設定方法
まず、ファイルが作成されたときのトリガーを使用している場合、このトリガーはファイルごとに発火してしまいます。このため、ファイルが1つでも格納されると即座にメールが送信されます。しかし、この場合、複数のファイルに対して同時にメールが送られてしまう問題があります。
解決策としては、フロー内で「ファイルが複数ある場合にまとめてメールを送信する」ような条件設定を行います。例えば、ファイルの格納後、数分間の待機を設定して、その間にすべてのファイルが格納されることを待ってから、1通のメールを送信するようにします。
3. 「Delay」アクションを使った設定
「Delay」アクションを使用して、一定時間待機させることで、ファイルが完全に格納されるまでの時間を確保できます。例えば、「Delay」アクションを数分に設定し、その後にメール送信を行う設定にすることで、複数のファイルが格納されるタイミングを待つことができます。
この方法では、全てのファイルがアップロードされた後に1通のメールが送信されるので、複数のメールを送らずに済みます。
4. 「Compose」アクションでファイル情報をまとめる
もう一つの方法として、「Compose」アクションを使用して、格納されたファイルの情報を1つの変数にまとめることができます。この方法で、ファイル情報を1つのリストとしてまとめてから、そのリストに基づいてメールを送信します。
この方法も、複数のファイルがある場合でも1通のメールでまとめて通知できるので便利です。
5. まとめ
Power Automateを使用して「box」フォルダに複数のExcelファイルが格納された場合に、メールが1通だけ送信されるようにするには、Delayアクションを使った時間の調整や、Composeアクションでファイル情報をまとめる方法を活用すると効果的です。これにより、複数ファイルであっても1通のメールでまとめて通知することができます。
コメント