仕事で画像付きのマニュアルを作成する際、Excelで作成した場合に手順が改行されてレイアウトが崩れてしまうことがあります。この記事では、簡単に見栄えの良いマニュアルを作成するために役立つアプリや、Excelでのレイアウト崩れを防ぐ方法について解説します。
Excelで画像付きマニュアル作成時にレイアウトが崩れる原因
Excelを使って画像付きのマニュアルを作成する際、PDFに変換したときに手順が改行されてしまうことがあります。この問題は、Excelのセルサイズやフォント設定、画像の配置方法が原因で発生することが多いです。特に、画像やテキストボックスがセルに収まらずに重なってしまうと、PDF化した際に意図しない位置に配置されてしまいます。
さらに、Excelは表計算ソフトであり、マニュアル作成には最適なツールではありません。そのため、レイアウト崩れやフォーマットの乱れが生じることがあります。これを回避するために、専用のマニュアル作成アプリを使用することをおすすめします。
マニュアル作成におすすめのアプリ
簡単で見栄えの良いマニュアルを作成するためには、以下のアプリを使用することを検討してみてください。
- Canva
Canvaは、デザインテンプレートが豊富で、直感的に操作できるオンラインツールです。画像やテキストを簡単に配置できるため、PDFに変換してもレイアウトが崩れにくいのが特徴です。 - Google スライド
Google スライドは、プレゼンテーション用のツールですが、マニュアル作成にも最適です。画像やテキストボックスを自由に配置でき、PDFとしてエクスポートしてもレイアウトが安定します。 - Microsoft Word
Wordは、文章作成に特化したツールであり、画像や図を組み合わせて手順書を作成するのに適しています。PDFとして保存する際も、レイアウトが崩れにくく、作成した内容を簡単に印刷・共有できます。
Excelでのマニュアル作成時に役立つテクニック
もしどうしてもExcelを使ってマニュアルを作成したい場合、以下のポイントを抑えることでレイアウト崩れを防ぐことができます。
- セルサイズを調整する
画像をセルに収める前に、セルのサイズを適切に調整してから配置しましょう。セル内で画像がはみ出さないようにすると、PDF化した際にも崩れにくくなります。 - テキストボックスを使う
画像の横に説明文を配置したい場合、テキストボックスを使うことで画像との重なりを避けることができます。 - ページ設定を確認する
印刷時のレイアウトが崩れないように、Excelのページ設定を「中央揃え」にするなど、事前に設定を確認しておくことが大切です。
マニュアル作成後のPDF化
マニュアルが完成したら、PDFとして保存することをおすすめします。PDFに変換すると、他のユーザーにもレイアウトが崩れずに正確に表示されるため、共有しやすくなります。
PDF化する際には、ExcelやWordの場合、「ファイル」メニューから「名前を付けて保存」を選び、ファイル形式を「PDF」に指定します。これにより、作成したマニュアルがきれいに保存されます。
まとめ
画像付きのマニュアル作成には、Excel以外の専用ツールを使用することを検討することで、より簡単に、見栄えの良いマニュアルを作成することができます。もしExcelを使用する場合は、セルの調整やページ設定に気をつけ、PDF化して共有することをおすすめします。
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