Word文書で複数のファイルにわたる目次を管理している場合、新しい章を追加した際に目次を更新するのは少し手間がかかります。特に、目次が別ファイルで作成されている場合、どのように新しい章を反映させるかについて詳しく解説します。ここでは、TOCフィールドコードを使用して目次を作成しているケースを前提に、手順を紹介します。
1. 目次のフィールドコードについて理解する
目次は、通常「TOC（Table of Contents）」のフィールドコードを使用して作成します。Wordで目次を作成する際、TOCフィールドコードは、見出しに基づいて自動的に目次を生成するためのものです。別ファイルで目次を管理している場合、このフィールドコードがすべてのファイルに適用されている必要があります。
2. 新しい章を追加した際の目次の更新方法
新しい章を追加した際、まずはその章を適切なスタイルで見出しとしてマークします。これにより、その章が目次に反映されるようになります。次に、目次を管理しているファイルを開き、フィールドコードを更新する必要があります。これには、目次を右クリックして「フィールドの更新」を選択し、「目次の更新」を実行します。
また、新しい章が追加されたファイルを「リンクとして追加」することもできます。これにより、目次が複数のファイルをまたいで更新されます。
3. フィールドコードの手動更新方法
フィールドコードが自動的に更新されない場合、手動でコードを更新することができます。目次のフィールドコードを選択し、Shift + F9でコードを表示し、「TOC」フィールドが正しく設定されていることを確認します。コードが正しく設定されていない場合、手動で更新することが可能です。
4. 複数のファイルを使用している場合の目次管理
複数のファイルにまたがる目次を管理している場合、いくつかの工夫が必要です。目次を1つのファイルにまとめておくことで、各章が別のファイルにある場合でも、目次ファイルを1回の更新で更新できるようになります。そのためには、目次ファイルにリンクを挿入し、更新作業を効率的に行う方法を見つけることが大切です。
5. まとめ
新しい章を追加した際の目次更新は、Wordのフィールドコードとリンク機能を活用することで、スムーズに行えます。目次を1つのファイルで管理する方法や、別ファイルで章を分けた管理方法について理解を深めておくことで、文書作成の効率が向上します。作業に慣れてくれば、目次の更新作業も非常に簡単に行うことができるようになるでしょう。
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