市役所宛にプロポーザル提案を行う際、必要な資料として「正本1部、副本3部」をA4縦型ファイルに長辺とじで準備する必要があります。ですが、どのようにファイルを分け、どう整理すべきか分からない方も多いのではないでしょうか。この記事では、正本と副本の取り扱いやファイル準備のポイントを詳しく解説します。
正本と副本の違いとは？
まず、正本と副本の違いについて簡単に説明します。
- 正本：提案内容を記載した正式な文書で、通常は署名が必要なオリジナルのファイルです。
- 副本：正本のコピーで、提出先に必要な分だけコピーします。副本は正本に従い内容をそのまま反映させたものです。
ファイルをどのように準備するか
「正本1部、副本3部」の準備方法について、具体的な手順を説明します。
- ファイルの形式： 提案資料をPDFなどの形式で保存し、整理します。
- ファイル名： 各ファイルは明確に「正本」や「副本」とラベルを付け、識別しやすくしておきましょう。
- A4縦型ファイルに長辺とじ： 指示通り、A4縦型のファイルに資料をまとめ、長辺で綴じることを確認します。
正本と副本をどのようにファイルで分けるか
正本と副本は、物理的に異なるファイルで分ける必要があります。以下の方法でファイルを分け、整理します。
- 正本： 正本には署名や必要な正式な証明書類が含まれるため、独立したファイルとして用意します。
- 副本： 副本は正本の内容に変更を加えず、そのまま複製したもので構いませんが、どれが副本か一目でわかるようにファイル名に「副本」などのラベルをつけておくと良いでしょう。
まとめ
市役所宛に提出するプロポーザル提案資料の「正本」と「副本」を整理する際は、ファイル名や形式をしっかり区別し、指示に従ってA4縦型ファイルに長辺とじで準備します。正本と副本の違いを理解し、提出先に適切に提出できるように準備しましょう。
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