Excelで複数名の在庫管理と請求書作成を効率化する方法

Excelを使った在庫管理と請求書作成は、事務作業を効率化するために非常に便利ですが、複数の氏名に対するデータ管理や自動化は少し難しく感じることもあります。この記事では、Excelを使用して複数名の氏名ごとに在庫管理をし、請求書を自動作成する方法を解説します。

1. シート3に氏名ごとの在庫管理表を作成

まず、シート3に1ヶ月の在庫管理表を作成します。日付（1日から30日）と商品名を列に並べ、商品ごとに数量を記入できるようにします。シート3では、各氏名をプルダウンリストで選べるようにし、選択した氏名に応じてその人のデータを入力できるようにします。

Excelの「データ」タブから「データの入力規則」を使ってプルダウンリストを作成し、氏名のリストを指定します。

シート3で在庫管理をした内容は、シート1の管理表に自動で反映させます。そのためには、VLOOKUP関数を使って、シート1に入力された氏名に対応する在庫数を表示させることができます。

VLOOKUP関数は、指定したセルに基づいて関連するデータを取得します。これを利用して、シート3で入力された販売数をシート1の管理表にリンクさせましょう。

氏名ごとにデータを入力するために、プルダウンリストを使って氏名を選択します。これにより、シート1とシート3で氏名を変更するたびに、関連するデータが自動で更新される仕組みが完成します。

プルダウンリストを作成する際、名前がリストとして管理されている範囲を選択し、セルを選択した状態で「データ」→「データの入力規則」→「リスト」からリスト範囲を指定します。

1人目の氏名を選択した場合、そのデータが反映されますが、2人目以降の氏名でも同じようにデータを管理するためには、シート3の氏名プルダウンリストをそれぞれ別々のセルに設定することが必要です。これにより、1名分のデータが他のデータに影響を与えることなく管理できます。

複数名を管理するためには、シート3でそれぞれの氏名に対応した列を作り、VLOOKUP関数やINDEX関数を使って各氏名ごとの在庫数を引き出します。

Excelで複数名の在庫管理や請求書作成を効率化するためには、シートを分けて管理し、VLOOKUP関数やプルダウンリストをうまく活用することが重要です。これにより、事務作業がスムーズに進み、データの更新も自動化されるため、時間を大幅に節約できます。