Power Automateを使用して、Formsで回答されたファイルをSharePointに自動で保存し、ファイル名を回答内容に基づいて変更するフローを構築する方法について解説します。特にファイル名に拡張子が正しく反映されない問題や、ファイル名を動的に変更する方法についても触れます。
Power AutomateでFormsのファイルをSharePointに保存する方法
Power Automateを使用してFormsの回答に添付されたファイルをSharePointに自動で保存するには、まず「Formsに新しい回答が送信されたとき」のトリガーを使います。その後、ファイルをOneDriveに保存し、SharePointに移動するフローを作成します。
重要なのは、ファイル名を動的に設定する際に、フォームの回答内容を反映させる方法です。これにより、例えば「フォークリフト免許_名前.拡張子」のようにファイル名を変更できます。しかし、拡張子が正しく設定されない場合があるため、その対応方法についても考慮する必要があります。
ファイル名の変更：動的コンテンツの使い方
動的コンテンツを使用して、フォームの回答内容をファイル名に反映させる方法ですが、拡張子が正しく反映されないことがあります。この場合、ファイル名の設定時に回答内容の後ろに拡張子を手動で付け加えることで解決できます。
例えば、「回答内容_名前」というファイル名に対して、「.jpg」や「.pdf」などの拡張子を動的に追加する方法を試すことができます。Power Automateの「ファイル作成」アクションで、ファイル名を組み立てる際に、動的コンテンツに拡張子を手動で追加する方法を採用しましょう。
リネームの方法とファイル名の更新
もし、すでにSharePointに保存されたファイルをリネームしたい場合、Power Automateの「ファイルのリネーム」アクションを使用することができます。リネームアクションでは、ファイルのIDと新しいファイル名を指定することができ、これを使って、フォームの回答内容に基づいてファイル名を更新することができます。
この方法で、毎回新しい回答が送信されるたびにファイル名を変更できるため、ファイル名が適切に更新され、管理がしやすくなります。
注意点とベストプラクティス
フォームの回答内容を使用してファイル名を変更する際には、以下の点に注意することが重要です。
- ファイル名に使用できる文字に制限がある場合があるため、特殊文字を避ける。
- 拡張子が正しく設定されているか確認する。
- リネーム後のファイル名が一意であることを確認する。
また、動的コンテンツを使用する際に、正しくパラメータを設定し、意図した通りに動作するかどうかを確認するために、フローをテストすることも忘れないようにしましょう。
まとめ
Power Automateを使ってFormsの回答に基づきファイル名を変更し、SharePointに保存するフローを構築する際、動的コンテンツを活用してファイル名をカスタマイズすることが可能です。しかし、拡張子が正しく反映されない問題やリネームの際に注意が必要です。正しい手順を踏むことで、ファイル名を柔軟に変更し、効率よくファイルを管理することができます。
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