職場でのワードやエクセルの改ざん問題に悩んでいる方にとって、どのPCから最終保存されたかを確認したいという疑問や、改ざんを防ぐ方法は非常に重要です。この記事では、データの改ざんを防ぐための方法や、エラーが発生した場合の対策について詳しく解説します。
改ざんを防ぐための基本的な対策
まず、文書が改ざんされないようにするためには、いくつかの基本的な対策があります。特に、文書の保存場所やアクセス権の管理が重要です。共有フォルダではなく、個別の安全なクラウドサービス（例えば、OneDriveやGoogle Drive）を利用することで、リアルタイムでの編集履歴の管理や、改ざんの防止が可能になります。
また、パスワード保護機能を活用し、ドキュメントに編集制限をかけることも効果的です。これにより、許可された人だけが編集できるように設定できます。
「最終保存者」を回避し、どのPCから保存されたかを確認する方法
「最終保存者」を確認することは、確かに簡単に変更できるため、信頼性が低くなります。そこで、どのPCから最終保存されたかを確認したい場合、Microsoftの「バージョン履歴」を利用することができます。これにより、保存されたファイルの履歴を追跡することができ、どのPCから保存されたのかを把握できます。
また、クラウドサービスではファイルの履歴を自動で保存する機能があるため、これを利用して変更履歴を確認できます。GoogleドライブやOneDriveのようなサービスでは、変更が加えられるたびに履歴が保存され、必要に応じて復元することが可能です。
Microsoft WordやExcelでの変更履歴を管理する方法
WordやExcelで作業している際に、変更履歴が改ざんされてしまうことがあります。この場合、最も効果的な方法は「変更履歴」の機能を利用し、全ての変更を記録することです。ただし、この記録も誰かが承認し消してしまう場合があるので、変更履歴を他の人が操作できないようにパスワードで保護することが大切です。
さらに、WordやExcelの「ファイル」メニューにある「情報」タブから「バージョンの管理」を選択し、過去のバージョンを復元することができます。これにより、誤って変更された内容を戻すことができるので、安心です。
社内のデジタル課に相談する際のポイント
社内のデジタル課に相談する際には、まずどのような問題が発生しているのかを明確に伝えることが重要です。例えば、どのファイルが改ざんされたのか、どのタイミングで問題が発生したのか、そしてその影響がどれくらいあるのかを説明しましょう。
また、データ復元のサービスや、社内で利用できるセキュリティ対策を確認することも一つの方法です。2週間以内のデータが復元可能であれば、過去のデータを復元して問題を解決できる可能性があります。
まとめ
職場でのワードやエクセルの改ざんを防ぐためには、クラウドサービスを利用したバージョン管理や、ドキュメントへのパスワード保護が効果的です。また、最終保存者や変更履歴の管理を適切に行い、社内のデジタル課と連携して解決策を見つけることが重要です。これらの対策を講じることで、改ざんを未然に防ぎ、安心して作業を進めることができます。
コメント