Wordの差し込み印刷でPDF化し、メール送信する方法

Wordで差し込み印刷を使用してPDFに変換し、そのPDFを該当者にメールで送信する作業は、効率的に行うためにいくつかのステップがあります。このガイドでは、必要な手順とツールを分かりやすく説明します。

1. 差し込み印刷の準備

差し込み印刷を行うには、まずWordで使用するデータソース（例：名前、メールアドレス、個人コードなど）を作成する必要があります。Excelなどでリストを作成し、Wordに接続します。Wordで「差し込み文書」を選択し、必要なフィールドを挿入します。

差し込み印刷が設定できたら、次に各文書をPDF形式で保存します。Wordで差し込み印刷を行った後、[ファイル] > [名前を付けて保存] を選び、保存形式を「PDF」に設定します。これにより、個別のPDFファイルが作成されます。

PDFが作成できたら、次はそれを該当者のメールアドレスに送信する準備をします。ExcelやWordの差し込み印刷機能を活用して、直接メール送信を行うこともできます。メールソフトを使ってPDFを添付する方法の他、専用のメール送信ツールを利用して複数人に送信することも可能です。

差し込み印刷やPDF変換の際に注意すべき点は、正しいデータが挿入されているかどうか、またPDFの形式が適切であるかを確認することです。PDF化の際に問題が発生した場合、プリンタ設定や保存先の選択を見直してみましょう。

Wordで差し込み印刷を使い、PDFを作成してメール送信するプロセスは、いくつかのステップを踏むことでスムーズに実行できます。適切な設定とツールを活用し、効率的に作業を進めましょう。