Power Automate（旧Microsoft Flow）を使用して、SharePointの特定のフォルダに保存されたPDFをトリガーに、指定されたExcelシートから当日の日付に該当するデータを画像化し、メール本文に貼り付ける方法を解説します。このプロセスでは、Excelから必要なデータを抽出し、PDFファイルを添付したメールを送る自動化を構築します。
1. Power Automateのフローを作成
Power Automateを開き、「新しいフロー」を作成します。ここでは、SharePointの特定のフォルダにPDFがアップロードされたことをトリガーとして設定します。これにより、PDFが保存された瞬間にフローが開始されます。
2. Excelからデータを取得する
次に、Excelからデータを取得するステップを追加します。「Excel Online（Business）」の「行を取得」アクションを使用し、対象となるExcelファイルとシートを指定します。シート1とシート2をそれぞれ設定し、フィルター機能を使用して当日の日付に一致する行を抽出します。
3. Excelのデータを画像化する
Excelのデータを画像化するためには、Excelシートをグラフとして生成し、スクリーンショットを取る方法が考えられます。しかし、Power Automate自体には直接的に画像化する機能はないため、代わりにExcelデータを整形したテーブルとしてメール本文に挿入する方法をおすすめします。
4. PDFをメールに添付する
最後に、PDFファイルを添付するために、「SharePoint」アクションを使用して指定のフォルダからPDFを取得し、メールに添付します。「Outlook」または「Gmail」などの「メールを送信」アクションを使用して、画像化されたExcelデータとPDFをメール本文と添付ファイルとして送信します。
まとめ
Power Automateを活用することで、SharePointに保存されたPDFをトリガーに、Excelデータを抽出し、メールで送信するフローを作成することができます。上記の手順に従って設定すれば、手作業なしで効率的にデータを送信できます。
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