Excelで在庫管理を行っているとき、出庫の際に在庫数を自動でマイナスにする仕組みがあれば便利ですよね。この記事では、Excelの関数を使って、出庫した名称に基づき在庫の残数を自動でマイナスする方法をご紹介します。
必要な関数と設定
まず、在庫表と出庫のデータを管理するために、以下のようなシートを準備します。
- A列：日付
- B列：出庫した商品の名称
- F列：在庫表
出庫した商品名に対応する在庫数を減らすためには、「VLOOKUP」や「INDEX」「MATCH」関数を使うことができます。
VLOOKUP関数を使って在庫数を自動で更新する方法
VLOOKUP関数を使って、B列に入力した商品の名称を在庫表から検索し、その数量をマイナスにする方法を解説します。まず、以下のように設定します。
=VLOOKUP(B1, F4:F10, 2, FALSE) - 出庫数量この式は、B1セルに入力された商品名を在庫表(F4:F10)から検索し、その数量をマイナスするものです。
INDEXとMATCHを使用する方法
VLOOKUP関数は便利ですが、列を動かす場合には使いにくいことがあります。そこで、INDEX関数とMATCH関数を組み合わせて使う方法もあります。
=INDEX(F4:F10, MATCH(B1, E4:E10, 0)) - 出庫数量こちらの方法では、MATCH関数で商品名が何行目にあるかを検索し、INDEX関数でその行の在庫数を取り出して、マイナスします。
注意点とトラブルシューティング
関数を設定しても、正しく動作しない場合があります。以下の点を確認しましょう。
- 商品名が正確に入力されているか（スペルミスなどに注意）
- 在庫表の範囲が正しいか
- 出庫数量が正しく入力されているか
これらの点を確認し、再度関数を確認してみましょう。
まとめ
Excelを使って出庫と在庫数の管理を効率化するためには、関数を上手に活用することが大切です。VLOOKUP関数やINDEX＋MATCH関数を使うことで、商品名を入力するだけで在庫数を自動的に更新することができます。
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