マーケティング業務で求人原稿から特定の情報を抽出する際、Copilotを使って効率的に作業を進める方法について解説します。特に、ExcelのCSVファイル内の長文から業務内容や職場環境、労働時間などの特定の情報を抜き出す方法に関する問題に焦点を当てます。もし、検索結果が不完全であったり、抽出される内容が間違っていたりした場合、このガイドで問題解決のためのプロンプト修正方法を学びましょう。
1. 目的の明確化とプロンプト設定
まず、Copilotに求めるタスクを明確にしましょう。あなたの求めているのは、CSVファイル内の長文から特定の文言（例：業務内容）だけを抽出する作業です。Copilotに対して「業務内容」を抽出するためのプロンプトを作成する際、プロンプトは具体的かつ詳細である必要があります。
例えば、次のようなプロンプトを試してみてください。
「CSVファイルのセル内に記載された求人情報から業務内容を抽出してください。業務内容は「業務内容」、「仕事内容」などに関連する文言です。半角、全角を区別せずに、明確に業務内容に関連する部分を抜き出して、各セルに記載されている業務内容のみにフィルタリングしてください。」2. 抽出がうまくいかない原因と対策
いくつかの理由で抽出がうまくいかない場合があります。主に以下の原因が考えられます。
- プロンプトが抽象的である: 抽出対象の範囲が曖昧な場合、Copilotは正確に情報を特定できません。詳細な指示を出すことで精度が上がります。
- 半角・全角の違い: 半角と全角の違いを正しく扱っていない場合、情報の抽出が不完全になる可能性があります。プロンプト内で「半角全角を区別しない」と明示することが重要です。
- 情報が多すぎる: 抽出する情報が膨大である場合、Copilotがどこまで抽出すべきかを誤解する可能性があります。内容をより具体的に指示する必要があります。
これらを改善するために、プロンプトを以下のように調整してみてください。
「各セルの長文から「業務内容」に関する文だけを抽出してください。業務内容に関連するキーワードは「業務内容」、「仕事内容」、「役職」などです。余計な情報は含めず、完全に関連する部分のみを表示してください。」3. 複数のセルを対象にした検索の工夫
複数のセルを対象に検索を行う場合、すべてのセルが一度に処理されないことがあります。その場合、Copilotに指示を与える際に「このシートのすべてのセルを対象に」という文言を追加すると良いでしょう。
「このシート内のすべてのセルに対して業務内容を抽出してください。」また、抽出する情報が複数のセルに分散している場合、同じ内容の繰り返しを防ぐために、重複を取り除くよう指示するとさらに効果的です。
4. プロンプトをさらに精密に調整する方法
Copilotに正確に作業を指示するためには、以下のような詳細な指示を与えるとより良い結果が得られます。
- 文脈を理解させる: 例えば「業務内容は主に〇〇の業務です。」といった文脈がある場合、文脈を反映させて抽出対象を明確にする。
- 例を示す: 具体的な業務内容の例を挙げることで、Copilotがどのような文言を抽出するべきかを理解しやすくします。
- 出力形式の指定: 必要な情報を出力する際に、結果が必要な形式（例えば、テキストのみ、Excelファイルの特定セルに出力）を明確に指定します。
以下は、さらに詳細に指示を追加するプロンプトの例です。
「このCSVファイルのすべてのセルを対象に、業務内容に関連する部分を抽出してください。業務内容には「役職」「仕事内容」などの言葉が含まれます。抽出した情報は、列Aにリストアップしてください。」5. まとめ
Copilotを使ってExcel内の特定の情報を抽出する方法を解説しました。プロンプトを適切に設定することで、業務内容を効率的に抽出できるようになります。具体的なキーワードを使い、範囲を絞ることで、正確な結果が得られるようになります。もし抽出結果が思うように出ない場合は、プロンプトをさらに詳細に調整することをお勧めします。
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