Teamsで外部共有されたファイルを見つける方法

Teamsでグループやテナント内で共有されたファイルや外部と共有されたままのファイルを見つける方法について、効果的なアプローチを解説します。外部共有が許可された状態でファイルが残っている場合、セキュリティリスクが生じるため、管理者としては早急に対応する必要があります。

Teamsでのファイル共有設定の確認方法

Microsoft Teamsでのファイル共有設定を確認するためには、Teams管理センターを使用します。まず、Teams管理者としてログインし、「Teamsの管理センター」から「設定」セクションに進みます。そこで「ファイル」の管理オプションを選択し、グループ間でのファイル共有設定や外部ユーザーへのアクセス設定を確認します。

また、Teamsではデフォルトで特定のメンバーやゲストにファイルを共有することが可能ですが、その設定が適切かどうかも確認することが重要です。設定を見直し、必要に応じて外部との共有を制限しましょう。

外部ユーザーとのファイル共有を検出する方法

外部ユーザーとのファイル共有が行われている場合、これを特定するためには「Microsoft 365管理センター」を利用します。管理センターにアクセスし、「セキュリティとコンプライアンス」の項目から「データ損失防止（DLP）」のルールを設定することで、外部へのファイル共有やダウンロードの動向を追跡することができます。

この設定により、外部のユーザーとの間で共有されたファイルの情報が記録され、管理者はそれをモニタリングできます。また、「アクティビティログ」を利用して、過去にどのような共有が行われたかを調べることもできます。

共有されたファイルを手動で確認する方法

Microsoft Teamsで共有されたファイルを手動で探すには、Teams内の「ファイル」タブにアクセスします。ここで、個々のチームやチャネルごとに保存されたファイルを確認できます。さらに、共有されたファイルを確認するために、ファイルの右クリックメニューから「詳細設定」や「共有」オプションを選択し、外部共有の設定状況を確認することができます。

また、「OneDrive」や「SharePoint」の統合を利用して、Teams内で共有されたファイルが他のMicrosoft 365サービスとどのように連携しているかを確認することができます。これにより、予期せぬ外部共有を防止するための設定を見直せます。

Teamsの共有設定を変更して外部共有を管理する

Teamsでの外部ユーザーとの共有を管理するために、外部アクセスの設定を行う必要があります。設定方法としては、Teams管理センターから「外部アクセス」のセクションに進み、どのドメインがアクセスできるかを設定します。

さらに、「Teamsポリシー」でグループチャットや会議でのファイル共有の制限をかけることも可能です。これにより、外部のユーザーがアクセスできるファイルを制限し、セキュリティリスクを減少させることができます。

まとめ

Teams内で外部に共有されたファイルを見つけるためには、管理者が適切な設定を行い、Microsoft 365の管理ツールを駆使してモニタリングすることが重要です。外部ユーザーとのファイル共有設定を見直し、必要に応じて制限をかけることで、組織内のデータを守りましょう。さらに、手動でファイルをチェックすることにより、過去の共有状況を把握し、適切な対応をすることができます。