DocuWorksで効率的に文書を分ける方法：複数の文書を種類ごとに分類するベストプラクティス

DocuWorksで大量の文書を種類ごとに効率よく分ける方法を探している方へ。この記事では、DocuWorksを使って100枚の文書を3枚ずつのグループに分けるための最適な方法をご紹介します。

DocuWorksで文書を分ける基本的な方法

DocuWorksを使って文書を分けるには、まず文書をグループ化する基準を明確にすることが重要です。たとえば、文書の種類やカテゴリーごとに分けることが考えられます。最も基本的な方法は、文書をフォルダに分類することです。

1. 各文書をカテゴリ別にフォルダにドラッグ＆ドロップする。
2. フォルダを作成し、そこに文書をまとめる。

DocuWorksにはスクリプト機能があり、これを利用することで文書を自動的に種類ごとに分けることができます。スクリプトを使うことで、手動での作業を減らし、作業時間を大幅に短縮できます。

たとえば、特定のキーワードや文書のメタデータに基づいて文書を分類するスクリプトを作成することができます。この方法は特に、大量の文書を処理する場合に有効です。

DocuWorksには、ユーザーが設定したルールに基づいて文書を自動的に分類するツールがあります。たとえば、OCR機能を使用して文書内のテキストを認識し、その内容に基づいて分類することが可能です。

これにより、100枚の文書を手動で分ける手間を省き、種類ごとに自動的に振り分けることができます。

文書をグループ化した後は、整理整頓と管理が大切です。DocuWorksでは、文書にタグを付けたり、コメントを追加したりすることができます。

例えば、各フォルダにタグを付けておくと、後から文書を簡単に検索したり、再整理することができます。また、グループ化した文書を一元的に管理できるように、フォルダ名や文書名に一定のルールを設けるとさらに効率的です。

DocuWorksで文書を効率よく分けるためには、手動での分類を最小限に抑え、スクリプトや自動化ツールを活用することが重要です。文書を分類した後も、整理や管理をしやすいように工夫することで、長期的に見て大きな効果を発揮します。