クラウドストレージサービス「Box」を利用していると、共有フォルダを開く際にプレビュー画面に自分の名前が表示されることがあります。これが気になる方も多いでしょう。この記事では、Boxでプレビューに名前が表示されないようにする方法と、誰かにファイルを見られていると思われないためのプライバシー対策について解説します。
Boxでプレビューに自分の名前が表示される理由
Boxでは、ファイルを開くと「プレビュー」画面にそのファイルを閲覧しているユーザーの名前が表示されます。これは、Boxの共有機能における透明性の一環であり、共同作業を行う際に誰がどのファイルを見ているかを確認できる機能です。
しかし、この機能がプライバシーに対して不安を感じさせる場合もあります。特に、ファイルを他の人と共有している場合、誰かがファイルを見ていることがすぐに分かることが不便に感じられることもあります。
Boxで名前を非表示にする方法
現在、Boxの標準設定ではプレビュー画面に自分の名前が表示されるのは避けられませんが、名前を非表示にするための設定を変更することが可能です。まずは、ファイルをプレビューする際に他の人が自分の名前を見ないようにする方法を確認しましょう。
一つの方法は、Boxの「設定」や「管理者設定」で「名前表示」のオプションを変更することですが、個別に非表示にするオプションがない場合もあります。代わりに、閲覧したいファイルを一時的に「非公開」に設定する方法や、ファイルをダウンロードしてから開く方法があります。
プレビューを他人に見られたくない場合の対策
Boxでファイルのプレビューを他人に見られたくない場合、ファイル自体を「プライベート設定」にすることができます。具体的には、Boxでは「リンクの共有設定」を変更することができ、プレビューやアクセス制限を細かく設定できます。
また、「ビューアー制限」オプションを使って、特定のユーザーだけがファイルを閲覧できるように設定したり、共有リンクをパスワード保護することもできます。これにより、誰がファイルを見ているかを制限し、他のユーザーのプライバシーを守ることができます。
Boxでのプライバシー管理を強化するための追加設定
Boxでは、ファイルのアクセス権限を詳細に設定することが可能です。たとえば、管理者が「編集不可」や「閲覧専用」といった権限を設定することができ、他のユーザーが無断でファイルを編集したりプレビューを確認することを防ぐことができます。
これに加えて、Boxの「アクティビティログ」を使えば、誰がいつファイルを開いたのか、どの程度の時間ファイルを見ていたのかといった情報を確認することも可能です。これにより、他のユーザーの行動を監視し、より安全にファイルを管理できます。
まとめ
Boxで自分の名前がプレビューに表示されることが気になる場合、いくつかの対策を講じることができます。名前の非表示については、個別の設定を調整したり、プライバシー管理を強化することで、より安心して使用できます。ファイルを他の人と共有する際には、アクセス制限をしっかり設定してプライバシーを守ることが大切です。
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