Outlookでアドレス帳をエクスポートしようとすると、以前削除したはずのアドレスが含まれてしまうことがあります。特に、新しくOutlookをインストールまたは移行した場合、古いアドレス帳がエクスポートされてしまうことがあるため、正しいエクスポート手順を理解しておくことが重要です。この記事では、この問題を解決するためのステップをわかりやすく解説します。
Outlookのアドレス帳をエクスポートする前に確認すべきポイント
Outlookでアドレス帳をエクスポートする際、まず確認すべきは、削除された連絡先が正しく削除されているかどうかです。場合によっては、削除されたアドレスがバックアップや同期された他のデバイスから再度復元されていることもあります。
エクスポートの前に、最新の連絡先情報を確認し、不要な連絡先が残っていないかチェックしましょう。
エクスポートの基本手順と問題の原因
通常、Outlookでアドレス帳をエクスポートするには、「ファイル」メニューから「エクスポート」を選び、CSVファイル形式で保存します。しかし、この方法では、削除されたアドレスが完全に排除されずに含まれてしまうことがあります。
特に「コンピュータ上の連絡先」と「このコンピュータのみ」などの異なる選択肢が関係しています。誤って別のアカウントのデータをエクスポートしてしまうこともあるので、適切な選択を行うことが重要です。
不要な連絡先を排除するための解決策
削除されたアドレス帳をエクスポートから排除するために、次の方法を試してみましょう。
1. 「削除済みアイテム」フォルダを確認する
Outlookでは、削除したアドレスが「削除済みアイテム」フォルダに残っていることがあります。このフォルダ内のアイテムを完全に削除することで、エクスポート時に不要なアドレスが含まれるのを防ぐことができます。
「削除済みアイテム」フォルダを確認し、不要な連絡先が残っていないかを確認し、必要であれば完全に削除しましょう。
2. アウトルックの同期設定を確認する
Outlookが他のアカウントと同期されている場合、例えばGoogleアカウントやiCloudなど、削除したはずの連絡先が再度同期されることがあります。
この場合は、同期設定を見直し、不要な連絡先が復元されないように設定を変更しましょう。また、同期を一時的に停止してからエクスポートを行う方法も有効です。
CSV形式でのエクスポート設定の確認
Outlookでは、エクスポートする際に「CSV形式」を選択するのが一般的ですが、エクスポート設定を適切に行わないと、誤ったデータがエクスポートされることがあります。
エクスポート時には、「すべての連絡先」ではなく「必要な連絡先だけ」を選択するオプションが表示されることがあります。選択肢を確認して、エクスポートする対象を絞り込みましょう。
まとめ
Outlookでアドレス帳を正しくエクスポートするには、削除済みアイテムフォルダを確認し、同期設定を見直すことが大切です。また、エクスポート設定を正しく行い、必要な連絡先だけを選択することで、不要なアドレスが含まれないようにすることができます。これらの手順を試すことで、Outlookのエクスポート問題を解決し、正しいデータを移行することができるでしょう。
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