会社のメールアカウントを使用していると、取引先からの重要なメールがSPAM（迷惑メール）として誤分類され、届かないことがあります。特に、ログインパスワードのような機密情報を含むメールは、スパムフィルタの影響を受けやすく、メールが届いたり届かなかったりする不安定な状態になることもあります。本記事では、SPAMメールの仕組みを理解し、問題の解決策を紹介します。
1. SPAMメールに分類される主な原因
取引先からのメールがSPAM扱いされる理由はいくつか考えられます。
- 特定のワードが含まれている：メール本文に「パスワード」「ログイン」などのセキュリティに関する単語が含まれていると、スパムフィルタが反応しやすくなります。
- 送信元の評価が低い：取引先のメールサーバーが過去にSPAMメールの送信元として判定された場合、その評価が影響することがあります。
- SPF/DKIM/DMARC認証の問題：送信メールの認証設定が不十分だと、受信側のサーバーがメールを拒否する可能性があります。
- メールのフォーマット：HTMLメールの形式や添付ファイルの種類がスパムフィルタの基準に引っかかることがあります。
2. 受信側でできる対応策
SPAMメールの判定を改善するために、受信側で試せる対策を紹介します。
- 迷惑メールフィルタの設定を変更する
- メールクライアント（Outlook、Gmailなど）の迷惑メールフォルダを確認し、「スパムではない」とマークすることで学習させる。
- フィルタルールを作成し、取引先のメールアドレスを「安全な送信者リスト」に追加する。
- IT部門にホワイトリスト登録を依頼
- 社内のメール管理者に相談し、取引先のメールアドレスやドメイン（@example.comなど）をホワイトリストに登録してもらう。
- メールクライアントのSPAMフィルタレベルを調整
- 迷惑メールのフィルタレベルが高すぎる場合、設定を見直す。
3. 送信側（取引先）でできる対応策
受信側だけでなく、送信側の取引先にも協力を依頼することで、SPAM認定の可能性を減らせます。
- メールの認証設定を見直す
- SPF、DKIM、DMARCといったメールの認証技術が適切に設定されているか確認してもらう。
- メールの本文を工夫する
- 「パスワード」や「ログイン情報」などの単語をメール本文に含めないようにする。
- 代わりに「ログイン情報については、別途連絡します」と記載し、別の手段（電話や専用ポータル）でパスワードを伝える。
- 添付ファイルの種類を変更
- 圧縮ファイル（.zip）や実行ファイル（.exe）を送るとSPAM判定されやすいため、PDFなどに変更する。
4. まとめ
取引先からの重要なメールがSPAMとして分類される問題を解決するには、受信側と送信側の両方で対応することが重要です。
- 受信側では、迷惑メールフィルタの設定を見直し、ホワイトリストに登録する。
- 送信側では、メールの認証設定を強化し、本文の表現を工夫する。
これらの対策を実施することで、重要なメールがSPAMとして誤分類されるリスクを減らし、円滑なコミュニケーションを実現できます。
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