Accessで複数のExcelデータを統合し、住所と取引先を基にデータを整理する方法

Accessを使って、複数のExcelファイルを統合し、住所と取引先を基にデータを整理する方法について解説します。特に、取引先名や住所が一致するデータを1つの表にまとめ、必要な情報を取り出す方法を初心者向けに分かりやすく説明します。

問題の概要

質問者が抱えている問題は、2つのExcelシートに格納されたデータを基に、住所と取引先名が一致する場合に商品名と希望納期日を1行にまとめることです。最初は、同じ取引先でも住所が異なる場合があり、そのためにデータが正しく統合されないという問題が発生しています。

Accessを使ったExcelデータの統合方法

Accessを使用することで、複数のExcelデータを効率よく統合することができます。まず、ExcelファイルをAccessにインポートします。その後、テーブルの構造を確認し、適切なキーを使ってデータをリンクすることで、目的のデータを統合できます。

1つ目のExcelシート（住所、取引先名、商品名）と2つ目のExcelシート（住所、取引先名、希望納期日）をそれぞれインポートします。その後、SQLクエリや結合（JOIN）を使って、住所と取引先名を基にデータをマージします。

クエリでデータを統合する方法

データを正しく統合するために、SQLクエリを使用して2つのテーブルを結合することができます。以下のSQL文を使用することで、住所と取引先名が一致する行を統合し、希望納期日を商品名と一緒に表示させることができます。

SELECT Table1.住所, Table1.取引先名, Table1.商品名, Table2.希望納期日 FROM Table1 INNER JOIN Table2 ON Table1.住所 = Table2.住所 AND Table1.取引先名 = Table2.取引先名;

このクエリを使用することで、住所と取引先名が一致する行のみが統合され、正しい情報が1行にまとめられます。

漏れたデータの取り扱い

1つ目のExcelシートにしか存在しない取引先や、2つ目のExcelシートにしかないデータについては、これらのデータが漏れないようにするために、LEFT JOINやRIGHT JOINを使用することができます。例えば、以下のようにLEFT JOINを使用すると、1つ目のExcelシートの全てのデータが取り込まれ、2つ目のExcelシートに一致するデータがない場合は、空欄が表示されます。

SELECT Table1.住所, Table1.取引先名, Table1.商品名, Table2.希望納期日 FROM Table1 LEFT JOIN Table2 ON Table1.住所 = Table2.住所 AND Table1.取引先名 = Table2.取引先名;

これにより、1つ目のExcelにしか登場しない取引先のデータも漏れずに、希望納期日が空欄のままで表示されます。

まとめ

Accessを使って、2つのExcelデータを統合し、住所と取引先名を基に1つの表を作成する方法を解説しました。SQLクエリを活用してデータを正しく結合し、漏れたデータも取り込むことができるようにするためには、JOIN句を活用することが重要です。これにより、必要なデータを1つの表にまとめ、効率的にデータを管理することができます。