Microsoft 365を利用して、週報の提出を行うシステムを作りたいと考えている方向けに、週報の提出方法や管理方法について解説します。特に、複数のプロジェクト、異なる管理者、過去の週報の参照など、多様なニーズに対応できる方法を提案します。
1. Microsoft 365での週報提出システムの構築方法
Microsoft 365には、アンケートやフォームを作成できる「Microsoft Forms」や、データの管理と可視化に役立つ「Power Automate」などがあり、これらを活用することで希望する条件に対応できます。まず、Microsoft Formsを使用して、WEBで回答できる形式で週報を作成します。
2. 複数プロジェクトへの対応と管理者の分担
複数のプロジェクトで週報を提出する場合、それぞれに対して異なる管理者を設定する方法は、Microsoft Formsの「回答者の管理」機能を活用します。フォーム内でプロジェクトごとの担当者を設定し、アクセス権限を制限することで、管理者ごとに適切なフォームを作成できます。
3. メンバーのプライバシー保護
週報の内容は、各メンバーの回答が他のメンバーに見られないようにするため、「Microsoft Forms」では「回答の非公開」設定を利用できます。この機能により、他者の回答内容を隠し、各メンバーに対するプライバシーを保護することができます。
4. 過去の週報の参照と回答率の可視化
過去の週報を遡って確認するには、Microsoft Formsで自動的に収集された回答データをExcelにエクスポートし、整理して過去の週報を確認できます。また、回答率の可視化には「Power BI」などを使って、グラフやレポートを作成し、どのプロジェクトで提出率が低いかを把握することができます。
5. まとめ
Microsoft 365を活用することで、週報の提出システムは非常に効率的に構築できます。Microsoft FormsやPower Automate、Power BIなどのツールを組み合わせて使用することで、求める条件を満たしつつ、簡単に運用が可能になります。また、コストを抑えるために新たに有料サービスを契約する必要もなく、Microsoft 365の範囲内で十分対応可能です。
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