Googleフォームを使用して、参加者の名前とメールアドレスを収集し、そこから個人IDを生成、QRコードを作成して出席確認を行うシステムを構築したいという方へ。この記事では、そのシステムをGoogle Apps Script (GAS) を使用して作成する方法を解説します。
システムの概要
このシステムの目的は、Googleフォームで集めた名前とメールアドレスに基づいて、個別のIDを生成し、そのIDをQRコードに埋め込み、参加者に送付します。イベント当日、参加者はQRコードをスキャンすることで、自動的に出席がスプレッドシートに記録される仕組みです。
具体的には、Googleフォームで名前とメールアドレスを収集し、Google Apps Script (GAS) を使って個人IDを生成し、QRコードを作成、メールで送信します。QRコードを読み取ると、個人IDがスプレッドシートに登録され、出席が確認できるようになります。
Google Apps Scriptを使った個人IDの生成とQRコード作成
まず、Googleフォームで名前とメールアドレスを取得した後、そのデータを使って個人IDを生成します。個人IDは「A001」のように、1から始まる番号が自動で増えていく形式です。
次に、生成した個人IDをQRコードに埋め込みます。Google Apps Scriptを使うことで、QRコードを生成するためのAPIを呼び出し、個別のQRコードを作成できます。QRコードを作成した後、そのQRコードを参加者のメールアドレスに送信します。
Googleスプレッドシートへの出席記録
イベント当日、参加者がQRコードをスキャンすると、QRコードに含まれている個人IDがスプレッドシートに登録されます。スプレッドシート内で、参加者の出席状況をリアルタイムで確認することができます。
この部分は、QRコードを読み取った時に自動でスプレッドシートにデータを入力するため、GASを使ってQRコードスキャン後のデータ処理を行います。これにより、手動での出席確認が不要になります。
よくある問題と解決策
質問者のように、「/u/1」のようなGoogleアカウントに紐づく部分でQRコードが使えない問題が発生する場合があります。これは、Google Apps Scriptで生成されたリンクが特定のユーザーに紐づいてしまうためです。この問題を回避するためには、QRコードを生成する際に、公開リンクを使用する必要があります。
具体的には、Google Apps Script内で生成するQRコードのリンクを公開URLとして設定することで、誰でもアクセス可能なQRコードを作成できます。この設定を行うことで、QRコードが他のユーザーにも問題なく使用できるようになります。
まとめ
Googleフォームを使って、参加者の名前とメールアドレスから個人IDを生成し、そのIDをQRコードに埋め込んで出席確認を行うシステムは、Google Apps Scriptを駆使して効率的に作成できます。問題が発生した場合でも、公開URLを使用することで、QRコードが正しく機能するようにできます。これを活用して、イベントや会議での出席管理を自動化しましょう。
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