電子帳簿保存を行う際、PDFやCSVファイルの納品書や請求書を効率よく保存する方法について、作業の自動化や時間短縮の方法を探している方へ向けた記事です。特にファイル名の付け方における手間を減らすために、どのように自動化できるか、簡単にできる方法を紹介します。
手作業でのファイル名変更を効率化する方法
まず、手作業でのファイル名変更における問題は、1件ずつ確認して名前を付ける作業の多さです。この作業は、業務の量が多ければ多いほど時間がかかり、非効率です。そこで、いくつかの自動化ツールを使用する方法があります。例えば、WindowsのPowerShellを使ったスクリプトで、PDFやCSVファイルから情報を抽出し、指定したファイル名を自動で生成することが可能です。
PowerShellを使ったファイル名の自動化
PowerShellを使ってファイル名を自動で変更する方法では、以下のようなスクリプトを使います。まず、PDFやCSVファイル内のテキストを読み取って、必要な情報（発行元、金額、書類の種類など）を抽出します。その情報を元に、ファイル名を自動で変更することができます。この方法を使うことで、毎回手動でファイル名を変更する手間を省くことができます。
オンラインツールの活用
オンラインで公開されているツールを活用するのも一つの手ですが、セキュリティやファイルサイズの問題から、PC内で完結できる方法が望ましいといった場合には、Windows内のツールやスクリプトを使う方法がより適しています。それでも、オンラインツールには無料で使えるものも多いため、少量のファイルを扱う際には便利に使えるかもしれません。
マクロやアプリの使用を検討する
マクロやアプリケーションを使用して業務を自動化することも可能ですが、書類の書式が異なる場合、すべてのフォーマットに対応する汎用的なアプローチを取るのは難しい場合があります。これに対して、PowerShellスクリプトや、Excelのマクロをカスタマイズして使うことで、かなり柔軟に対応できることが多いです。
まとめ
電子帳簿保存の作業を効率化するためには、PowerShellなどを使って自動化する方法が最も効果的です。特に、PDFやCSVファイルの情報を抽出してファイル名を自動で変更することができれば、作業時間を大幅に削減できます。オンラインツールやアプリも活用しつつ、PC内で完結できる方法を模索していくとよいでしょう。
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