Excelで作成した請求書をメール添付で送信する際に、内容の変更を防ぎつつ、相手が自由に閲覧や印刷ができるようにしたいというニーズがあります。この場合、シート保護やパスワード設定を使う方法が考えられますが、受け取った相手がパスワードを知らないと不便です。本記事では、パスワードなしで内容変更を防ぐ方法を解説します。
1. シート保護の活用方法
シート保護を使用すると、Excelファイル内の内容の変更を防ぐことができます。シート保護を設定すると、セルに入力や編集ができなくなり、誤って内容が変更される心配がありません。ただし、シート保護を設定した場合でも、閲覧や印刷は自由に行えます。
シート保護を設定する手順は以下の通りです。
- Excelファイルを開き、「校正」タブをクリックします。
- 「シートの保護」を選択し、パスワードを設定しますが、この時「パスワードを設定しない」で保護をかけることもできます。
- 保護したいセル範囲を選び、「保護する」をクリックして設定します。
これにより、相手は内容を変更できませんが、閲覧や印刷は自由に行えます。
2. PDF形式で保存して送信する方法
ExcelファイルをPDF形式で保存することで、ファイルの内容を変更することを完全に防ぎつつ、閲覧や印刷が可能な状態にすることができます。PDFは内容変更ができないため、セキュリティ面でも安心です。
PDF形式で保存する手順は次の通りです。
- Excelファイルを開いた状態で、「ファイル」タブをクリックします。
- 「名前を付けて保存」を選び、保存先を選択します。
- 保存形式で「PDF」を選び、「保存」をクリックします。
これで、Excelの請求書をPDF形式で保存し、メール添付として送信することができます。
3. パスワード保護のPDF化
もし、さらにセキュリティを強化したい場合は、PDFにパスワードを設定することもできます。この方法では、閲覧や印刷を行うことはできても、ファイルを編集したり内容を変更したりすることはできません。
パスワード付きPDFを作成するには、PDF保存時に「オプション」から「パスワードを設定」を選び、適切なパスワードを設定します。これで、パスワードを知っている人だけがファイルを編集できるようになります。
4. まとめ
Excelで作成した請求書の内容変更を防ぎ、相手に閲覧や印刷だけを許可する方法には、シート保護やPDF形式での保存が有効です。これにより、パスワードなしで簡単にファイルを送信でき、内容の変更を防ぐことができます。相手が安心して閲覧できるように、これらの方法を活用しましょう。
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