学祭などでExcelを使用して在庫管理を行う場合、特定の人だけが編集できるように設定し、不特定多数の人が編集できないようにする方法が求められます。この記事では、リアルタイムで編集でき、かつ閲覧のみを許可する設定方法について解説します。
1. Excelオンラインの活用
まず、在庫管理をオンラインで行うためには、ExcelファイルをOneDriveにアップロードし、Excel Onlineで利用できるようにするのが最適です。これにより、インターネットに接続していれば、どこからでもアクセスでき、リアルタイムで編集も可能になります。
2. 閲覧と編集の権限を設定する方法
Excel Onlineでは、ファイルを共有する際に、閲覧者と編集者を分けて権限を設定できます。以下の手順で設定できます。
- ExcelファイルをOneDriveにアップロードし、右クリックして「共有」を選択。
- 「リンクの設定」をクリックし、「閲覧者」に設定します。これにより、リンクを受け取った人はファイルを編集できなくなります。
- 「編集者」として権限を持つユーザーに対しては、編集権限をそのまま維持します。
このように設定することで、不特定多数の人が閲覧のみを行い、在庫管理を担当している人だけが編集権限を持つ状態になります。
3. QRコードの活用
QRコードを使用することで、参加者が簡単にExcelファイルにアクセスできるようになります。QRコードは、ExcelファイルをOneDriveにアップロードした後、リンクを生成して、そのリンクをQRコードに変換することで作成できます。
4. 他の方法との組み合わせ
Excel Onlineの他にも、Google Sheetsなどのクラウドベースのスプレッドシートを利用する方法もあります。どちらの方法でも、リアルタイムで編集が可能で、権限設定を行うことで、指定したユーザーだけが編集可能となります。
5. まとめ
Excelを使用した在庫管理の際には、OneDriveやGoogle Sheetsを活用し、ファイルの共有設定で閲覧者と編集者を分けることができます。QRコードを使って参加者が簡単にアクセスできるようにし、リアルタイムで編集できる環境を整えましょう。これにより、効率的で管理しやすい在庫管理システムを作成できます。
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