Excel Power Queryを使用して業務を効率化している場合、データソースパスが作成者のローカルパスに設定されていると、他の担当者がデータ更新を行う際に問題が発生します。この記事では、Power Queryで作成したファイルを他の担当者でも問題なくデータ更新できるようにするための設定方法を解説します。
Power Queryのデータソースパスがローカルパスになる理由
Power Queryでは、データソースの設定が作成者のローカル環境に依存することがよくあります。これにより、ファイルを他の担当者が開いた場合、データソースのパスが存在しないため、データ更新ができなくなります。このような問題は、ネットワークドライブや共有フォルダを使用して回避できます。
データソースのパスを共有ドライブに変更する
他の担当者でもデータ更新できるようにするためには、ローカルパスを共通のネットワークドライブや共有フォルダに変更することが効果的です。これにより、どの担当者でも同じ場所からデータを取得できるようになります。
手順は以下の通りです。
- Power Queryエディタを開き、データソースの設定を確認します。
- データソースのパスを、ネットワーク上の共有フォルダやドライブに変更します。
- 「データの読み込み」ボタンをクリックして、データの更新が行えることを確認します。
パラメータ化されたデータソースを使用する
もう一つの方法として、データソースのパスをパラメータとして設定し、担当者が異なる場合でも適切なパスを指定できるようにする方法があります。この方法を使用すると、パスの変更を毎回手動で行う必要がなく、担当者ごとに異なる設定を簡単に管理できます。
手順としては。
- Power Queryエディタで「パラメータ」を作成し、データソースのパスをパラメータ化します。
- 各担当者に応じて、パラメータの値を変更してもらいます。
- その後、パラメータを使用してデータソースを設定します。
データソースの更新設定を確認する
他の担当者がデータ更新を行うためには、Excelの設定も確認する必要があります。ファイルが開かれたときに自動でデータ更新が行われるように設定しておくと、担当者が手動で更新する手間を省けます。
Excelでの設定手順は以下の通りです。
- 「データ」タブをクリックし、「接続のプロパティ」を選択します。
- 「接続の更新」オプションを「自動更新」に設定します。
- ファイルを保存し、他の担当者が開いたときに自動で更新されることを確認します。
まとめ
Excel Power Queryでのデータ更新が他の担当者でも行えるようにするためには、データソースのパスを共有フォルダやネットワークドライブに変更することが重要です。また、パラメータを使ってデータソースのパスを柔軟に管理することも有効です。さらに、Excelの接続プロパティを設定しておくことで、担当者が手動で更新する手間を減らすことができます。これらの設定を行うことで、業務の引き継ぎがスムーズに行え、効率的な作業が可能になります。
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