CSVデータをExcelに自動転記する方法｜マクロと関数で効率化する勤怠管理術

勤怠管理などでCSVデータをExcelに手作業で転記している場合、時間と手間がかかってしまいます。この記事では、CSVファイルの内容をExcelに自動転記する方法を、関数とマクロ（VBA）の両方のアプローチで解説します。業務効率化を目指す方に最適な内容です。

CSVデータの構造を理解する
関数を使ってCSVからデータを読み込む方法
VBAマクロで自動転記する方法
従業員ごとにデータを分けたい場合
効率化のコツと注意点
まとめ

CSVデータの構造を理解する

まずは、CSVファイルの構造を確認しましょう。CSV（Comma Separated Values）は、カンマで区切られたデータ形式で、例えば以下のような形です。

従業員名,出勤時間,退勤時間
田中太郎,09:00,18:00
佐藤花子,08:30,17:30

このようなデータをExcelの実績表に転記する場合、構造が一致していることが重要です。列名や順番が異なる場合は、Excel上で列を並び替えるか、マクロで調整します。

関数を使ってCSVからデータを読み込む方法

関数を使う場合は、Excelの「Power Query」機能が便利です。以下の手順でCSVデータを簡単に取り込むことができます。

「データ」タブをクリックし、「データの取得」→「テキスト/CSVから」を選択。
CSVファイルを指定すると、プレビューが表示されます。
「読み込み」または「変換して読み込み」をクリックすると、Excelにデータが展開されます。

Power Queryを使うメリットは、次回以降同じCSVファイルを更新するだけで、自動的に最新データが反映される点です。

VBAマクロで自動転記する方法

関数では限界がある場合、VBA（マクロ）を使うことで完全自動化が可能です。以下のコードを使用すれば、CSVから指定シートに自動でデータを転記できます。

Sub ImportCSV()
    Dim ws As Worksheet
    Dim FilePath As String
    FilePath = Application.GetOpenFilename("CSVファイル (*.csv),*.csv")
    If FilePath = "False" Then Exit Sub
    Set ws = ThisWorkbook.Sheets("実績表")
    ws.Cells.ClearContents
    With ws.QueryTables.Add(Connection:="TEXT;" & FilePath, Destination:=ws.Range("A1"))
        .TextFileCommaDelimiter = True
        .TextFileColumnDataTypes = Array(1, 1, 1)
        .Refresh BackgroundQuery:=False
    End With
End Sub

このマクロは、CSVファイルを選択して「実績表」シートに内容を自動貼り付けします。ファイルを開くたびに手作業でコピペする必要がなくなるため、大幅な時間短縮が期待できます。

従業員ごとにデータを分けたい場合

従業員ごとにシートを分けて管理したい場合は、VBAで条件分岐を加えることも可能です。以下のようにして、従業員名を基準にデータを自動で仕分けできます。

Sub SplitByEmployee()
    Dim ws As Worksheet, empWs As Worksheet
    Dim lastRow As Long, i As Long
    Set ws = ThisWorkbook.Sheets("実績表")
    lastRow = ws.Cells(ws.Rows.Count, 1).End(xlUp).Row
    For i = 2 To lastRow
        empName = ws.Cells(i, 1).Value
        On Error Resume Next
        Set empWs = ThisWorkbook.Sheets(empName)
        If empWs Is Nothing Then
            Set empWs = ThisWorkbook.Sheets.Add
            empWs.Name = empName
        End If
        ws.Rows(i).Copy empWs.Cells(empWs.Cells(empWs.Rows.Count, 1).End(xlUp).Row + 1, 1)
        Set empWs = Nothing
    Next i
End Sub