SharePointで複数のユーザーとExcelファイルを共有している場合、セルの変更履歴を追跡することは重要です。しかし、バージョン履歴のタイミングやその適用範囲について理解するのが難しいこともあります。この記事では、SharePointでのExcelファイルのバージョン履歴の使い方と、変更したユーザーを特定する方法について解説します。
1. SharePointのバージョン履歴の基本
SharePointでは、ファイルを複数のユーザーと共有する際に、変更内容を追跡するためにバージョン履歴を使用します。バージョン履歴は、ファイルが変更されるたびに自動的に保存され、誰が変更したかを確認することができます。
バージョン履歴が更新されるタイミングには以下のようなものがあります。
- ファイルを閉じた時
- 他のユーザーが編集に参加した時
- 明示的に保存ボタンを押した時
- 編集時に自動的に保存されるタイミング（自動保存）
2. バージョン履歴から変更したユーザーを特定できるか
質問のシナリオでは、担当Bと担当Cのどちらがセルを変更したかを特定したいというものです。この場合、バージョン履歴を使うことで、変更したユーザーを特定することは可能です。
バージョン履歴には、編集された日時や変更を加えたユーザーの名前が記録されるため、例えば「今月分」シートが変更されたタイミングや、その前後の操作履歴を確認することで、担当Bまたは担当Cのどちらが変更を行ったのかを特定できます。
3. バージョン履歴を活用したトラブルシューティング
SharePointのバージョン履歴を使用することで、変更内容を追跡するだけでなく、間違った変更を元に戻すこともできます。バージョン履歴の管理をうまく使えば、誰が、いつ、どのような変更を行ったのかを明確にすることができます。
特定の変更があった場合、ユーザーは履歴を遡り、問題の発生したバージョンに戻すことが可能です。また、変更内容を明確にすることで、誤った情報がファイルに加えられるリスクを減らすことができます。
4. バージョン履歴の設定を確認する
バージョン履歴が正しく機能するためには、SharePointの設定を確認し、バージョン管理が有効になっているかを確かめる必要があります。SharePointでは、サイトの設定からバージョン管理を有効にすることができます。
設定手順は以下の通りです：
1. SharePointサイトの設定画面にアクセス
2. 「ドキュメントライブラリの設定」を選択
3. 「バージョン管理の設定」を選び、適切なオプションを設定（通常は「新しいバージョンを作成する」）
まとめ
SharePointのバージョン履歴は、複数のユーザーが共同で作業する際に非常に重要なツールです。バージョン履歴を活用することで、誰が、どのタイミングでファイルを変更したのかを簡単に特定することができます。ファイルの変更が原因で問題が発生した場合、履歴を遡ることで迅速に解決策を見つけることができます。
また、適切な設定を行うことで、変更履歴をより正確に追跡でき、ユーザー間の誤解や問題を減らすことができます。バージョン履歴を有効活用し、快適な作業環境を維持しましょう。
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