Word文書を他のユーザーと共有する際、共同編集の設定やアクセス許可に関する問題が発生することがあります。特に、リンクを共有する際に「共同編集」になってしまう場合や、アクセス承認が必要になるケースでは、その設定が正しく行われているか確認することが重要です。
リンク共有時に共同編集が発生する理由
リンクを共有した場合、特に「編集を許可する」設定を選択した場合、文書が共同編集モードになります。これは、他のユーザーが同じ文書を編集できる状態にするためです。共有リンクを送ると、そのリンクを持っている人が文書を閲覧または編集できる状態になるため、共有設定を慎重に選択することが大切です。
「共同編集」を防ぐためには、「表示のみ許可」や「コメントのみ許可」など、編集権限を制限するオプションを選ぶことが重要です。
アクセス承認が必要な場合の対応方法
リンクを共有する際に、アクセス承認が必要になる場合、文書の設定に問題がある可能性があります。具体的には、以下の点を確認してみてください。
- 文書の共有設定が「特定のユーザーにのみアクセスを許可」に設定されていないか確認する。
- リンク共有の設定が「全員」に設定されていることを確認する。
- 必要に応じて、リンクのアクセス権限を「閲覧のみ」に変更する。
共同編集を避けるための共有方法
もし、共有する際に共同編集を避けたい場合は、次の方法を試してみてください。
- 「リンクのコピー」を選んで、そのリンクを特定の人にだけ送る。
- 文書を共有する際に、編集権限を「表示のみ」に設定する。
- 場合によっては、文書をPDF形式で保存して共有する方法も検討できます。
まとめ
Wordでの文書共有において共同編集やアクセス承認の設定は、共有リンクの設定次第で制御することができます。共同編集を避けるためには、アクセス権限や共有設定を適切に管理することが重要です。また、必要に応じて文書のアクセス権を制限することで、不要な編集を防ぐことができます。
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