OutlookでExcelファイルを添付して送信した際に、ビューワーで表示される内容と実際にファイルを開いたときの内容が異なることがあります。これにはいくつかの原因が考えられますが、主にExcelの表示設定やファイルの互換性に関する問題が影響していることが多いです。
ビューワーと実際の内容が異なる原因
Outlookに組み込まれているExcelビューワーは、実際のExcelアプリケーションとは異なる方式でファイルを表示することがあります。例えば、ビューワーでは軽量な表示モードを使用しているため、ファイル内のすべての書式や機能が正しく表示されないことがあります。
一方、Excelを実際に開くと、すべての書式設定やマクロ、グラフなどが正しく表示されることが多いです。このような差異が発生する原因としては、ファイルの互換性やバージョンの違いも影響しています。
Outlookのビューワーの設定を確認する方法
Outlookのビューワーがファイルを正しく表示するためには、まずビューワーの設定を確認することが重要です。ビューワーで表示される内容が不正確な場合、次の手順で設定を見直すことができます。
- Outlookを開き、「ファイル」タブから「オプション」を選択
- 「メール」セクションで、「添付ファイルのプレビュー」を確認し、設定を変更
- プレビューが不適切な場合、「Excel Online」や「PowerPoint Online」などのクラウドサービスを利用する
Excelファイルを正しく表示するための対策
Excelファイルを送信する際、受信者が正しくファイルを表示できるようにするためには、次の対策が有効です。
- ファイルを送信する前に、ファイルを「名前を付けて保存」し、最新版のExcel形式で保存する
- ファイルが複雑な場合は、受信者にExcelのバージョンを確認してもらい、互換性の問題を解消する
- Excel Onlineを利用してオンラインでファイルを共有し、ビューワーの設定を確認する
まとめ
OutlookでExcelファイルを送信する際に表示内容が異なる原因は、主にExcelビューワーとExcelアプリケーション間での表示の違いによるものです。適切な設定を行い、ファイルの保存形式を確認することで、問題を解決することができます。また、Excel Onlineなどのクラウドサービスを利用して、表示問題を回避することも一つの方法です。
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